Gestionnaire de l'offre de formation ifsi ufr3s médecine (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Au sein de la Faculté de Médecine – Département UFR3S, le Service des études et de la formation initiale regroupe 40 agents dédiés à l'accueil et au suivi de près de 12 000 étudiants en médecine et professions paramédicales.
Vous intégrerez le secrétariat des formations sanitaires, l'un des 15 secrétariats du département, qui gère notamment plus de 3 200 étudiants inscrits dans les formations infirmières (IFSI), infirmiers anesthésistes (IADE), infirmiers en pratique avancée (IPA), infirmiers de bloc opératoire (IBODE) et le DU Tremplin.
Sous la responsabilité de la responsable adjointe des 2ᵉ et 3ᵉ années de médecine et des formations sanitaires, vous exercez des missions polyvalentes d'assistance administrative et logistique au service des étudiants, enseignants et partenaires.
Vos activités principales s'articulent autour de l'accompagnement des parcours étudiants et de l'organisation des formations et examens :
✨ Vous exercez notamment les missions suivantes :
• Assurer l'accueil et l'information des étudiants, enseignants et interlocuteurs extérieurs.
• Gérer le suivi administratif des cohortes : inscriptions, emplois du temps, conventions de stage, suivi et diplomation.
• Organiser les examens (préparation des sujets, convocations, gestion logistique, jurys, délibérations, corrections).
• Réaliser la saisie et le suivi des notes, ainsi que la facturation des formations universitarisées.
• Classer et archiver les dossiers étudiants et procès-verbaux.
• Préparer et participer aux grands événements du service scolarité : cérémonies de remise de diplômes, soutenances, etc.
Votre rôle est essentiel pour garantir la qualité du suivi des étudiants et la bonne coordination pédagogique des formations paramédicales.

PROFIL RECHERCHÉ :

Afin de réussir dans ce poste, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à travailler en équipe.
🔹 Connaissances attendues
• Vous êtes à l'aise avec les techniques de communication écrite et orale.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et les règles de gestion administrative.
• Vous avez une connaissance du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur (appréciée).
🔹 Savoir-faire opérationnels
• Vous savez organiser et prioriser vos activités dans un cadre complexe.
• Vous respectez les délais et savez anticiper les échéances.
• Vous appliquez les règles et procédures avec fiabilité et discrétion.
🔹 Qualités personnelles
• Vous êtes doté(e) d'un sens aigu du service public.
• Vous savez garder votre calme en toute circonstance.
• Vous appréciez le travail collaboratif et la coopération avec différents interlocuteurs.
Une formation dans le domaine administratif ou une appétence particulière pour l'outil informatique constitue un atout. Débutants acceptés.
📌 Conditions particulières d'exercice : pics d'activité réguliers, gestion de situations de stress, travail sur écran, emploi à temps complet réparti sur 10 demi-journées.
CDD de 1 an