Mission :
Assurer et optimiser la gestion administrative de l'activité de l'équipe de direction (directrice, directeur adjoint, secrétaire générale). Assurer le suivi ou piloter des projets transversaux, en interaction avec les différents services de l'IHP et les partenaires extérieurs. Coordonner la gestion des ressources humaines, en interaction avec le CNRS et Sorbonne Université.
Activités :
* Accompagnement de l'équipe de direction : gérer les agendas et emplois du temps quotidiens ; réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ; réceptionner et trier le courrier ; accueillir physiquement les rendez-vous ; organiser les visioconférences ; préparer et organiser les déplacements ; assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ; organiser le tri et l'archivage des documents importants ; organiser les réunions internes d'encadrants et les séances des instances de gouvernance ; rédiger et diffuser les comptes-rendus, procès-verbaux, relevés de décisions ; instruire les demandes et assurer l'interface entre la direction et les partenaires extérieurs, y compris à l'international.
* Suivi ou pilotage de projets transversaux : assurer la gestion et le suivi des dossiers (recherche et synthétisation d'informations, création et mise en forme de documents, saisies de données, réalisation de tableaux de bord, rédaction de courriers officiels, négociations avec les fournisseurs, passation de commandes, suivi des procédures d'appels d'offres, préparation d'un budget, relances, circulation de l'information).
* Gestion des ressources humaines : coordonner la logistique des recrutements et des formations ; réaliser un suivi administratif de la gestion des personnels (suivi de l'organigramme, tenue des entretiens annuels, suivi des échéances et diffusion des informations sur les dossiers carrières, congés, CET, etc).
Experience: Débutant accepté
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