Assistant(e) de direction

CDI précédé d'un CDD de 6 mois

Mission générale

Le titulaire occupe un poste clé de confiance auprès de la Direction Générale, qu’il assiste dans l’organisation, la coordination et le suivi de ses activités en garantissant leur qualité et leur confidentialité. Il organise et suit les activités paralégales des sociétés SMEG et SMEG DEVELOPPEMENT et de leurs filiales, notamment les conseils d’administration et assemblées générales, et à ce titre assure la tenue des registres de présence et d’actions, les formalités administratives auprès du registre du commerce, les déclarations et le suivi des obligations légales ainsi que la logistique des instances de gouvernance. En lien avec le Service Juridique, il assure un archivage contractuel fiable, sécurisé et exploitable, incluant le classement, la traçabilité et le suivi des échéances. Enfin, il encadre le Pôle Secrétariat et Accueil dans le respect des priorités de la Direction Générale.

Activités principales

Assistance du Directeur Général :

* Assurer la gestion proactive et confidentielle de l’agenda du Directeur Général (priorisation, suivi et anticipation des échéances) ;
* Préparer, coordonner et suivre les réunions, déplacements, dossiers stratégiques et actions associées ;
* Rédiger, mettre en forme et diffuser différents supports (courrier, note, compte-rendu, synthèse, présentation, etc.) ;
* Accompagner les échanges avec les représentants du gouvernement et les interlocuteurs institutionnels dans le respect des règles protocolaires ;
* Assurer une circulation fiable, sécurisée et maîtrisée des informations ;
* Planifier et organiser certains événements de la société.


Pôle Secrétariat et Accueil :

* Piloter et coordonner les activités du Pôle Secrétariat et Accueil (priorisation, répartition des tâches, montée en compétences) ;
* Organiser et superviser l’accueil physique des visiteurs en garantissant un haut niveau de qualité ;
* Superviser le bon fonctionnement du standard téléphonique (filtrage des appels, orientation des interlocuteurs, continuité de service) ;
* Structurer et normaliser les circuits de validation et de diffusion des courriers et des documents au sein des sociétés.

Paralégal et Gouvernance (CA et AG) :

* Assurer la logistique des conseils d’administration et assemblées générales ;
* Organiser les relations avec les administrateurs dans le respect des règles de gouvernance et de confidentialité ;
* Préparer et diffuser les convocations, dossiers et supports des instances ;
* Assurer les formalités administratives liées à la vie sociale des sociétés en lien avec le Service Juridique.

Système d’archivage :

* Concevoir et piloter un système d’archivage structuré, sécurisé et exploitable en lien avec le Service Juridique ;
* Classer et référencer les documents contractuels et sensibles selon une nomenclature rigoureuse ;
* Assurer le suivi des échéances contractuelles (obligations, renouvellement, résiliation.