Assistant administratif / assistante administrative des collectivités territoriales (h/f)

Description du poste

Nous recrutons pour une ONG internationale présente dans une cinquantaine de pays, dont la mission est d'accompagner les personnes contraintes à fuir leur pays, demandeurs d'asile ou réfugiés.

Nous recrutons un(e) Office Manager qui sera en charge de l'accueil et de l'environnement de travail dans le cadre d'un CDI.

MISSIONS

Sous la responsabilité de la secrétaire générale de l'association, vous assurerez support administratif, logistique, informatique, ainsi que l'accueil physique et téléphonique.

Vous jouerez un rôle essentiel dans la qualité de l'accueil des personnes accompagnées et le bien-être des équipes de l'association.

Vos missions s'articulent autour de trois axes suivants:

1. Accueil des personnes se présentant à l'association (50%)
Assurer un accueil bienveillant et professionnel des personnes se présentant à l'association (accueil physique et téléphonique);
Répondre aux sollicitations reçues sur la boite mail de contact ou via le formulaire web, en coordination avec la secrétaire aide-comptable

2. Gestion et amélioration de l'environnement de travail (30-40%)
Agir comme référent pour tout sujet d'outils informatiques et téléphoniques ; assurer le suivi avec le prestataire d'infogérance; gérer le parc informatique et téléphonique
Assurer le bon fonctionnement des locaux et des stocks et la bonne gestion des espaces communs
Assurer la logistique des réunions et événements internes et externes ((réunions d'équipe, rencontres annuelles des bénévoles. )

3. Soutien RH à la bonne intégration des membres de l'équipe nationale, dans le respect de la réglementation et des valeurs de l'association (10-20%)

Assurer le onboarding des nouvelles recrues sur les questions de familiarisation avec l'environnement et l'équipe), la commande et configuration du matériel, et la prise en main des outils et de l'environnement numérique
Assurer l'actualisation régulière du Document Unique d'Evaluation des Risques (DUERP)
Autres missions administratives ou RH selon besoins et intérêts.
De manière générale, contribuer au bien-être et à la qualité de vie au travail, dans un souci de communication transparente, d'inclusion et de développement du lien social

Cadre de la mission

Déplacements possibles ponctuels dans toute la France pour assurer la logistique de certains événements.

Travail ponctuel en soirée ou le weekend (rencontres nationales, rencontres régionales, Assemblée générale, sessions de formations, etc.).

PROFIL

Sens de l'écoute et de l'empathie pour l'accueil des personnes, combiné à la capacité de maintenir une distance professionnelle; intérêt pour ou connaissances des réalités vécues par les réfugiés, et le parcours de la demande d'asile ;
Maîtrise des outils numériques et informatiques
Savoir gérer des contrats de fournisseurs et prestataires
Capacité à mettre en place toute la logistique nécessaire aux activités de l'association
Capacité à travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs et en autonomie; bienveillance et proactivité
Organisation/rigueur, réactivité
Gestion des priorités; adaptabilité et polyvalence
Discrétion et confidentialité
Adhésion aux valeurs d'hospitalité, d'inclusion et de solidarité de l'association.