Secrétaire pédagogique (h/f)

Vos missions :

Mission transversale de coordination
Vous favoriserez l'harmonisation des pratiques et relayerez les informations entre la direction des études, les départements et les services transverses entre les secrétaires pédagogiques des départements ;
Vous accompagnerez les nouveaux arrivants (agents administratifs et personnel enseignant) dans la prise en main des outils et des procédures en lien avec le secrétariat pédagogique ;
Vous participerez à l'amélioration continue des outils et méthodes de travail du processus Pédagogie
Activités administratives
Vous serez en charge de l'accueil et l'information des étudiants, des enseignants et des visiteurs (emploi du temps, salles, prêts de matériels, réception des travaux pédagogiques.) ; gestion des absences des élèves
Vous gérerez l'accueil téléphonique et l'orientation des correspondants, le traitement des mails, renseignements, transmission des messages écrits et oraux ; réception et dispatching du courrier ; rédaction de divers courriers et attestations
Vous coordonnerez des relations enseignants / étudiants
Vous élaborerez et mettrez à jour des feuilles de présence et l'organigramme du département
Vous serez en charge des demandes de travaux de reprographie des enseignants
Classement et archivage via l'outil TEAMS
Vous vérifierez la qualité des équipements pédagogique avant les interventions d'enseignement
Vous viendrez en assistance et au suivi des obligations de mobilité internationale des élèves ; de périodes en entreprise des élèves ; des obligations liées à l'obtention du diplôme (polypoint, langues.)
Vous assisterez à l'organisation des évènements des départements (jurys, soutenances, conférences.) ; au suivi du compte financier des départements
Vous viendrez en appui sur les relations avec le CFAI et les tuteurs en entreprise et à l'école
Gestion des emplois du temps :
Saisie, gestion et suivi des emplois du temps des enseignements
Élaboration hebdomadaire des changements et remaniements d'emplois du temps sur la plateforme de gestion des emplois du temps, réservations des salles, édition et affichage.
Organisation des examens et gestion des notes :
Réservation des salles
Soutien à la préparation des examens : copie des sujets, réception des copies, archivage, mise en forme et communication des notes aux responsables.
Assistance aux commissions préparatoires pédagogiques
Assistance et participation aux jurys d'école
Suivi des contrats pédagogiques :
Préparation et suivi des contrats pédagogiques en lien avec la scolarité

Sujétions particulières : amplitude horaire importante sur certaines périodes de l'année. Permis B + véhicule.

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :
Des capacités rédactionnelles et relationnelles
Un bon sens de l'écoute et de la communication
Vous maîtrisez :
Les outils bureautique (Pack OFFICE) ; les outils métiers (HP, ADE, Moodle, TEAMS.)
Vous êtes en capacité :
De rester informé/e des évolutions règlementaires, techniques et organisationnelles
De faire preuve d'initiatives, d'organisation, de rigueur, de réactivité
De travailler en équipe mais également en autonomie