Sous les directives de son tuteur, l'assistant(e) commercial séminaires et banquets assure la vente des prestations de l’établissement selon les objectifs fixés par la Direction commerciale et en lien avec les autres commerciaux Séminaires et banquets.
Il/Elle assure l’accueil téléphonique du client. Il assure le suivi dans la préparation du futur séjour des clients. Il/Elle participe activement à l’optimisation du parcours client et de sa fidélisation. Il/Elle sera amené(e), à participer à la préparation, à la mise en place et au suivi des salles de séminaire en soutien aux équipes opérationnelles.
Liste des missions (cette liste est non exhaustive) :
Gestion et suivi administratif des dossiers commerciaux
* Renseigner efficacement la clientèle, qualifier le besoin
* Répondre aux demandes, appels, mails dans les meilleurs délais
* Envoyer les propositions aux demandes de réservations séminaires et banquets et les suivre jusqu’à la signature du contrat
* Rédiger les devis en français et en anglais
* Relancer les options, suivre les disponibilités et paiements
* Suivre les dossiers et demandes des clients après la signature des contrats (réservations, menus, services complémentaires...)
* Participer à la facturation, suivi des débiteurs et relances clients
Communication interne
* Rédiger les fiches de fonctions hebdomadaires et les expliquer aux managers
* Entretenir de bonnes relations avec tous les départements de l’hôtel
* Faire le lien entre les différents services
* Participer activement aux installations, mises en place avec les équipes maintenance et restauration
Suivi des relations commerciales
* Mettre à jour les documents commerciaux (tarifs, descriptifs, offres,...)
* Maintenir le contact et suivre les comptes clients stratégiques
* Mettre à jour la base de données clients
* Faire visiter l’établissement aux prospects
* Assister le client lors des évènements et séjours organisés: accueillir, s’assurer de la qualité des prestations fournies, faire le lien avec le client du début à la fin de son évènement
* Développer les ventes additionnelles sur place
* Appliquer le plan d’action commercial créé par de Direction : créer, structurer les offres, personnaliser les propositions selon les attentes et possibilités du client
* Développer le CA et faire la prospection en lien avec les segments à développer
Participation aux salons commerciaux
SAVOIR
* Etudiant en Bachelor/Master en école de Commerce, Tourisme, Management en hôtellerie/restauration
SAVOIR FAIRE
* Connaissance approfondie des techniques d’accueil
* Maîtrise des techniques de vente.
* Connaissance des activités touristiques et de la région.
* Compréhension des bases en comptabilité (facturation / encaissement).
* Aptitudes au travail en équipe
* Bonnes capacités rédactionnelles
* Techniques de secrétariat
* Méthodes de classement et d’archivage
SAVOIR ÊTRE
* Rigueur et efficacité: avoir un sens et goût du travail bien fait
* Capacités d’analyse et de synthèse
* Sens de l’écoute et aisance relationnelle
* Bon communiquant (savoir communiquer de façon efficace à l’oral et à l’écrit, remonter les informations importantes à la Direction)
* Avoir le sens des responsabilités
* Adopter un comportement en rapport avec le niveau d’exigence requis
* Aimer travailler en équipe, tout en sachant être autonome
* Politesse, courtoisie, maîtrise de soi et discrétion
* Capacité de résilience
INFORMATIQUE
* Utilisation du logiciel hôtelier et outils digitaux mis à disposition
* Pack MS Office (Excel, Powerpoint)
LANGUES
* Anglais niveau B2 minimum : lu, écrit, parlé
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