Agent d’etat civil, affaires generales

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du Responsable de service, l’agent expérimenté état civil/affaires générales, garantit l’expertise juridique et procédurale dans le traitement des demandes de dossiers dont le service à la charge, pour la population. Il assure la mise en œuvre des directives données par son responsable et son adjointe en matière d’état civil et d’affaires générales notamment, tout en garantissant un accueil et un renseignement du public de qualité dans le respect des délais impartis. Dans le cadre de la charte Qualiville, il doit aussi traiter dans des conditions de délais et de qualités optimales concernant les demandes des usagers. Il participe aux missions dédiées aux agents de l’accueil de l’Hôtel de Ville, à la permanence des samedis et aux cérémonies de mariages et parrainages civils. Missions / conditions d'exercice Autonomie :

Activités suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
Autonomie relative dans la mise en œuvre des orientations et priorités définies
Le (la) collaborateur(trice) est autonome dans l’organisation de son travail, prend des initiatives appropriées dans le fonctionnement technique quotidien, en veillant à soumettre pour validation au Directeur du Service ou de son Adjointe, les modifications des orientations générales de fonctionnement et les propositions de résolution de tous problèmes délicats ou complexes.

ETAT CIVIL :

Réception et rédaction des déclarations de reconnaissance, de changement de nom, de naissance, de mariage et de décès
Participation à la gestion administrative du domaine funéraire (inhumations, exhumations, mise à jour des concessions…en lien avec le gestionnaire du cimetière)
Délivrance des livrets de famille
Traitements des demandes d’actes d’état civil, des avis de mentions
Traitement des demandes des actes via COMEDEC

AFFAIRES GENERALES :

Traitement des attestations d’accueil
Recensement des jeunes citoyens et de la population
Certifications administratives

CNI/PASSEPORTS :

Traitement des demandes de titres sécurisés et de voyages depuis la délivrance des formulaires, l’enregistrement et jusqu’à la remise des documents.

ELECTIONS : pôle de compétences composé de 5 agents

Gestion de la liste électorale
Organisation des scrutins

ACCUEIL : participation au fonctionnement du service

Accueil en roulement avec l’équipe
Réception du public et délivrance de renseignements
Utilisation du standard téléphonique
Utilisation de la machine à affranchir et de la machine “mise sous plis” Profils recherchés Connaissances et savoir-faire :

Maîtrise l’ensemble des connaissances techniques et juridiques, notamment pour le domaine d’expertise et de polyvalence
Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
Accueil et renseignement du public
Forte capacité notamment en termes d’organisation générale, de gestion, d’initiatives, à maîtriser, tous les paramètres relatifs au domaine d’expertise et de polyvalence
Maîtrise la conception et l’adaptation des tableaux de bord du secteur d’activité spécifique confié et la réactualisation de façon permanente des données
Maîtrise les logiciels de gestion des activités dont il a la charge

Savoir-être :

Rigueur professionnelle, sens du service public et des responsabilités
Sens de l’organisation et rapidité d’exécution des tâches demandées
Grande disponibilité vis à vis du public avec risques de conflits ; capacité à gérer les situations de stress
Capacité à fédérer un esprit de groupe
Aisance rédactionnelle (courriers et notes) et relationnelle (capacité d’écoute, devoir de confidentialité / Discrétion)
Respect des contraintes horaires liées au fonctionnement quotidien du service, aux permanences du samedi matin, au déroulement des mariages, à l’organisation d’opérations ponctuelles plus lourdes (élections, recensement, etc.)