Secrétaire pédagogique imfsi / imfas (h/f)

RESPONSABILITÉS : Secrétaire pédagogique IMFSI / IMFAS Mission générale : • Assurer le suivi administratif et scolaire individualisé des étudiants et des élèves sur le plan théorique et clinique. • Centraliser et transmettre à l'ensemble de l'équipe pédagogique et administrative les informations nécessaires au suivi. • Répondre aux demandes administratives des formateurs, des étudiants et des élèves. • Gérer les dossiers individuels des étudiants et des élèves. • Organiser les instances de suivi individualisé de la scolarité (CAC, CVAR). • Être l'interlocuteur privilégié des étudiants et des élèves. • Participer aux épreuves de sélection. • Gestion documentaire / logiciel SYRACUSE. Activités : • Constitution et mise à jour des dossiers des étudiants et des élèves. • Communication des dossiers et des données à l'Université de Montpellier. • Gestion des différents certificats, attestations et courriers des étudiants et des élèves. • Assurer en collaboration avec l'équipe pédagogique la gestion administrative des résultats théoriques et cliniques. • Assurer la mise en œuvre et le suivi des instances spécifiques : les C.A.C. (Commission d'Attribution des Crédits), les CVAR (Commission de Validation de l'Acquisition des Résultats), Conseil de la Vie Étudiante, Réunions Pédagogiques. • Saisie des emplois du temps et diffusion aux étudiants et élèves sur FORMEIS. • Rédaction des courriers des intervenants. • Calendriers des évaluations. • Mise en forme des évaluations, archivage des copies. • Archivages des évaluations. • Convocation des étudiants et des élèves aux évaluations sur plateformes FORMEIS et MOODLE. • Enregistrement et suivi des interruptions (suivi des promotions). • Enregistrement et suivi de l'absentéisme des étudiants et des élèves. • Organisation des élections des représentants des étudiants (Affichage listes et résultats, bulletins de votes et collecte des résultats). • Réalisation de différentes enquêtes demandées par la DREETS, CEREQ et en lien avec les étudiants et les élèves. • Préparation dossier d'accueil des stagiaires cadres. • Gestion et mise à jour du logiciel de gestion des formations infirmière et aide-soignante FORMEIS. • Gestion plateformes collaboratives : Moodle et Infrabac. • Réalisation de statistiques diverses demandées par la direction : profils promotions, résultats des évaluations, des diplomations, taux d'absentéisme des étudiants / élèves, suivi des interruptions, données Qualiopi... PROFIL RECHERCHÉ : Correspondance statutaire : Catégorie C. Compétences associées : • Connaissances requises : Connaître les différents textes régissant la formation aux DEI et DEAS et la gouvernance des instituts de formation paramédicaux. • Savoirs faire opérationnels : • Maîtriser les différents logiciels et plateformes utilisés en formation paramédicale (Forméis, Moodle, Infrabac, Syracuse... ). • Utiliser les outils bureautiques et la TIC (Technologie d'Information et de Communication). • Organiser de façon autonome son activité en respectant son domaine de compétence. • Rechercher et appliquer les procédures adéquates en rapport avec ses activités. • Rechercher et traiter les informations nécessaires au poste. • Savoir rendre compte de ses activités à la directrice de l'IMFSI / l'IMFAS, à l'adjointe de la directrice - Cadre supérieur de santé chargée de la coordination de la formation clinique, au cadre supérieur de santé - coordination des enseignements - responsable projet et ingénierie de formation et à l'Attachée d'Administration Hospitalière, responsable des secrétariats des instituts. • Organiser la traçabilité des procédures liées à son poste dans le cadre de la démarche de certification QUALIOPI et à la démarche Qualité. • Adopter une posture et une communication adaptées à son interlocuteur, étudiants ou élèves, cadres de santé formateurs et autres membres de l'équipe. • Savoirs faire comportementaux : • Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité. • Sens du travail en équipe. • Collaboration étroite avec la direction de l'institut. • Rigueur de classement et d'archivage. • Collaboration avec le secrétariat de direction de l'IMFSI / l'IMFAS. • Collaboration avec le référent QUALIOPI de l'IMFSI / l'IMFAS. • Capacités d'anticipation. • Capacités organisationnelles.