Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique du service (équipe de 9 agents logistiques polyvalents) dans le domaine de la pédagogie, de la vie administrative et institutionnelle de l'université sur le site de la Porte de la Chapelle.
Activités principales
1. Soutien à la pédagogie
2. Mettre en œuvre les plannings d'enseignement et organiser les sessions d'examens (salles, copies...)
3. S'assurer de la mise en place des locaux pédagogiques et de leur bon fonctionnement (équipements mobiliers et audiovisuels notamment)
4. Veiller à assurer l'assistance audiovisuelle aux utilisateurs
5. Organiser l'acheminement et la distribution des supports pédagogiques
6. Soutien à la vie administrative
7. Organiser les plannings d'ouverture et fermeture du site en fonction des activités et des nécessités
8. Organiser l'accueil physique et téléphonique, l'orientation des usagers
9. Assurer l'organisation logistique des opérations événementielles (colloques, forum...)
10. Coordonner et planifier les missions du service (déménagements, interventions, courrier, audiovisuel...)
11. Diffuser l'information interne et externe
12. Fonctionnement général
13. Contrôler les locaux pédagogiques, circulations, locaux communs (équipements, nettoyage...)
14. Contrôler le dispositif audiovisuel en lien direct avec la DSIUN
15. Gérer les stocks (inventaire et suivi des commandes)
16. Assurer l'interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises (nettoyage, autres prestataires ...)
17. Assurer la gestion des stocks des équipements non immobilisés (copies d'examens, consommables, fournitures administratives.)
18. Signaler tout dysfonctionnement technique aux directions concernées (DPI, DPSE, DSIUN principalement)
19. Faire respecter les consignes de sûreté et sécurité en vigueur.
20. Renseigner les tableaux de bord élaborés par la hiérarchie par type d'activités.
21. Encadrement
22. Planifier, coordonner l'activité du service intérieur (9 opérateurs logistiques polyvalents en matière d'accueil, appui à la pédagogie, traitement du courrier et acheminement, navette, distribution des supports pédagogiques...)
Compétences requises
* Connaissance des différentes entités et du fonctionnement de l'université
* Maîtrise de la rédaction administrative
* Maîtrise des techniques d'encadrement
* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie)
* Connaissance des règles d'hygiène, de sécurité et environnementales (notions de base)
Savoir-être requis
* Rigueur, réactivité et sens de l'organisation
* Savoir transmettre les consignes et remonter les informations
* Savoir travailler en collaboration avec les différents services
* Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse
Spécificités liées au centre
* ERP 1ère catégorie
* Interface avec les 2 bâtiments Crous et Ville de Paris (organisation de manifestations culturelles)
Contraintes du poste
* Disponibilité et flexibilité horaire notamment en période d'examens ou de tout autre événement particulier (forum, JPO...)
* Ouverture du site le samedi
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 25 sites parisiens et franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an répartis en 10 unités de formation et de recherche, 4 instituts, 37 unités de recherche ainsi que 10 écoles doctorales et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université compte 2600 personnels dont 1200 personnels BIATSS et 1400 personnels enseignants. Son budget annuel s’élève à plus de 220 millions d’euros.
Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne engagée dans plusieurs projets stratégiques : sa Fondation universitaire, la stratégie d’alliance avec Sorbonne Alliance (Paris 1, ESCP Business School, université Sorbonne Nouvelle), le Campus Condorcet, son projet d’Université européenne UNA EUROPA, les projets Sorb’Rising (PIA 4 « Excellences ») et RAMPE (appel à projets ASDESR), la labellisation HRS4R obtenue en 2021.
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