Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi •Assistance à l’autorité territoriale ;
•Organisation du Conseil Municipal ;
•Élaboration du Budget, des dossiers de subventions, des marchés publics et de l’urbanisme ;
•Secrétariat du Maire et des élus ;
•Gestion de l’État Civil ;
•Formalités administratives diverses ;
•Élections politiques et professionnelles ;
•Gestion du cimetière ;
•Ressources humaines ;
•Urbanisme
•Autres activités ;
•Polyvalence. Missions / conditions d'exercice •Aider à la décision et conseil aux élus ;
•Assister l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune ;
•Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux ;
•Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité ;
•Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques ;
•Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil Municipal avec rédaction de compte-rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture) ;
•Élaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie ;
•Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets ;


•Assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics ;
•Suivi de la gestion des régies municipales ;
•Comptabilité ;
•Établissement de la paie ;
•Gestion de l’urbanisme ;
•Préparer la tenue des réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux ;
•Veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles ;
•Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs ;
•Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations…) ;
•Participer aux réunions diverses ;
•Enregistrer et rédiger des actes d’État Civil ;
•Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’État Civil ;
•Rédiger les actes d’État Civil (Naissances, reconnaissances, mariage, PACS, décès, transcriptions, Avis de mentions, PACS) ;
•Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité ;
•Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire ;
•Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil ;
•Assister l’Officier d’État Civil lors de la célébration des mariages ;
•Tenue des registres d’État Civil et suivi des déclarations d’actes ;
•Apposer les mentions marginales ;
•Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales) ;
•Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes ;
•Suivi avec les autorités militaires ;
•Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations ;
•Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer ;
•Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes ;
•Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement) ;
•Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière ;
•Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires ;
•Conseiller la hiérarchie/élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions ;
•Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions ;
•Assurer l’actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect ;
•Veiller à la tenue et à la mise à jour et à la mise à jour des dossiers individuels des agents ;
•Suivi de l’absentéisme, des dossiers assurance statutaire ;
•Élaborer les actes administratifs (contrats positions, ect…) ;
•Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation) ;

•Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire et technique ;
•Rédiger des documents administratifs, conventions… ;
•Participation à l’accueil physique et téléphonique du public : cartes d’identités, renseignements divers (gestion des salles communales) ;
•Recensement obligatoire, renseignement nouveaux habitants ;
•Gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats ;
•Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public ; Profils recherchés •Connaissance des instances, processus et circuits de décisions, fonctionnement des assemblées délibérantes ;
•Code général des collectivités territoriales ;
•Cadre juridique de la responsabilité civile et pénale ;
•Maîtrise des procédures budgétaires et comptables (nomenclature M57 et M49) ;
•Bonne connaissance de la législation des marchés publics ;
•Maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL,…) ;
•Logiciel spécifique ;
•Information générale à l’État Civil ;
•Code Civil ;
•Règles communes à la rédaction des actes d’État civil ;
•Procédures relatives au mariage ;
•Droit des étrangers résidant sur le territoire ;
•Techniques rédactionnelles administratives ;
•Code électoral ;
•Historique du cimetière ;
•Règlement du cimetière et plan ;
•Légalisation funéraire de la commune ;
•Consignes définies par la hiérarchie, pouvoir de police du maire ;
•Source du droit (Statut de la FPT, code du travail, légalisation sociale, jurisprudence…) ;
•Règles relatives à l’accès aux documents administratifs ;
•Instances, processus et circuits de décision ;
•Capacités d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation ;
•Sens du contact et de la communication ;
•Sens du service public ;
•Méthode et rigueur ;
•Autonomie, Initiative ;
•Discrétion ;
•Forte disponibilité ;
•Présence aux cérémonie d’État civil ;
•Présence aux réunion en soirée ;
•Présence aux scrutins électoraux ;
•Internes : Maire, équipe municipale, agents ;
•Externes : Public, partenaires institutionnels ;
•Responsable associatifs, prestataires privés ;
•Catégorie : A, B ou C ;
•Filière : administrative ;
•Cadre d’emploi : Secrétaire de mairie ;
•Moyens matériels ;
•Horaires de travail pouvant être variables au besoin ;
•Mettre en œuvre les règles de sécurités inhérentes à l’activité conduite ;
•Concevoir et développer une démarche coopérative de projet ;
•Prévoir l’organisation matérielle et humaine des projets d’activités ;
•S’adapter à tous types de demandes émanant de la hiérarchie.
•Avoir l’esprit d’équipe ;
•Autonomie très forte dans l’activité quotidienne de la collectivité et l’organisation du travail ;
•Être à l’écoute, savoir dialoguer et recevoir les différents publics ;
•S’adapter à la diversité sociale et culturelle ;
•Discrétion professionnelle ;
•Rigueur ;
•Être disponible et savoir s’adapter aux contraintes horaires (fractionnés) et aux exigences liées aux nouvelles réglementations des ministères et partenaires sociaux ;
•Patience ;
•Dynamisme ;
•Réactivité ;
•Esprit d’initiative ;
•Sens relationnel et sens de la compréhension.