MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE
L’agent administratif d’accueil assure deux missions principales :
- Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché.
- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et/ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature.
Missions communes
- Accueil des personnes (apprenants, intervenants, visiteurs,…)
- Accompagnement ou recherche des interlocuteurs dans les locaux,
- Information et conseil à des tiers (apprenants, intervenants, visiteurs,…) dans son domaine d'activité, en accueil physique et/ou téléphonique en respectant le secret professionnel
- Recueil/collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
- Remise de badges, laissez- passer, dossier d'accueil, plans d'accès,....
- Réception et tri du courrier, distribution aux services ou personnes concernés
- Participation aux réunions de secrétariat, réunions institutionnelles, et autres événements institutionnels
- Encadrement ponctuel de stagiaires administratifs par délégation du responsable administratif et logistique
- Participation à la démarche Qualité
Missions spécifiques
Gestion en appui sur des dossiers spécifiques selon la répartition entre les 4 gestionnaires et l’intendance, en fonction de l’organisation de travail établie par le responsable administratif et logistique.
ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES
Dans le cadre du projet pédagogique de l’Institut, l’agent administratif d’accueil est chargé d’assurer la qualité d’accueil en collaboration avec l’équipe administrative, pédagogique et l’intendance. Il rend compte de son activité au responsable administratif et logistique.
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