Gestionnaire de scolarité (ref 127)

À propos de nous

Établissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 ( ). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

La Faculté sciences et ingénierie ( ), une des 5 composantes de l’université de Toulouse, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licences professionnelles, une école d’ingénieur interne, l’UPSSITECH, et 27 mentions de master.

La Division de la Formation est chargée d’organiser la gestion des formations de Licences et Masters comprises dans le périmètre de l’offre de formation relevant de la compétence de la FSI. Sa mission s’exerce dans le cadre d’une organisation en services administratifs regroupant 50 agents exerçant dans le domaine de la scolarité. Elle se compose des pôles Licences et Masters, des bureaux des admissions, des diplômes et du bureau des stages.


Mission

Au sein d’une équipe de trois personnes le.a gestionnaire au bureau des stages assure le suivi des conventions de stage intégrés dans les formations de Licences et de Masters.

Activités liées à l’accueil et l’orientation des étudiants :
- Accueillir et informer les étudiants.
- Accompagner et traiter les situations particulières durant les stages.

Activités liées à la gestion administrative :
- Gérer administrativement et éditer les conventions de stages.
- Vérifier les inscriptions administratives sur l’outil « APOGEE ».
- Traiter et gérer la boîte mail partagée du service.
- Suivre les accidents de travail et les ruptures de conventions.
- Archiver et classer les documents (papier et informatique).
- Contrôler les conventions et/ou avenants et annexes et suivre les signatures.
- Gérer les conventions de stage et les documents annexes en version papier.
- Participer à la réalisation des statistiques.

Activités liés aux conventions de stages gérées sur le logiciel « Paul sab Réseau » :
- Donner les accès/droits aux enseignants/personnels tuteurs de stages.
- Créer ou dupliquer les formations de la FSI sur le logiciel.
- Vérifier et valider administrativement des fiches de stages soumises par les étudiants.
- Modifier ou refuser les fiches de stages si nécessaire.
- Saisir des notes de suivi sur la conventions soumises.
- Mettre des messages d’informations à destination des étudiants.
- Extraire les conventions sous format PDF si besoin.

Activités liées à la communication avec les différents services et personnel de l’université :
- Collaborer avec les Relations Internationales (RI) et le SCUIO-IP.
- Solliciter le Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) et le Service Juridique (DAJI) en cas de besoin.
- Collaborer avec les enseignants et répondre aux sollicitations éventuelles des partenaires.

Activités communes à la Division de la Formation :
- Consulter régulièrement les documents partagés sur le serveur de l’université « Synoreg » notamment pour prendre en compte les mises à jour des procédures.
- Consulter un document en ligne, « le Fil de la DF », pour suivre les actualités de la Division de la Formation.
- Présenter les activités du service lors de réunions des formations des Licences et Masters (réunions de rentrée et réunions avec les enseignants).
- Participer au forum des stages de l’université.








Profil

Connaissances :

- Avoir une connaissance de base de l’environnement et de la culture universitaire.
- Connaître l’offre de formation de l’UT et de la FSI.
- Connaître l’organisation générale des formations L, M, D.
- Avoir une bonne connaissance de la réglementation des stages.
- Appliquer la réglementation en référence à l’activité du poste.
- Connaître les procédures mises en place par l’UT, la FSI et la Division de la Formation.
- Connaitre la charte des examens, les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et masters, les règles générales de la CFVU et l'environnement de la vie étudiante à l'UT, à la FSI et à la DF.

Savoir faire technique :

- Maîtriser les logiciels : APOGEE, SGCE, Pack Office, PAUL SAB RESEAU.
- S’adapter et se former aux évolutions des outils multimédia et informatiques.
- Maîtriser les techniques de communication orale et écrite.
- Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administratives et de secrétariat.

Savoirs comportementaux :

- Adaptabilité au public, maîtrise de soi.
- Etre disponible pour les étudiants et les enseignants.
- Capacité d’organisation et d’anticipation.
- Savoir analyser et gérer, en les priorisant, les demandes des étudiants et des enseignants.
- Respecter la confidentialité des informations et des données.
- Travailler en équipe et en transversalité avec les autres services, les autres composantes et structures partenaires.
- Prendre des initiatives pour assurer la continuité du service.
- Respect de la structure hiérarchique, de la règlementation et des procédures.
- Rendre compte à son ou sa responsable.

Diplômes requis : Baccalauréat

Expérience souhaitée : Une expérience au sein d’un service de scolarité universitaire ou bien une connaissance des procédures liées aux conventions de stage serait appréciée.

Conditions générales du poste :

* Catégorie du poste : C

* Corps de recrutement : ADJ TECHNIQUE RECHERCHE ET FORMATION

* Quotité de travail : 100%

* Date de prise de fonctions souhaitée : 01/10/2025

* Poste ouvert aux titulaires et contractuels

* Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD d’un an

* Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

* Rémunération : comprise entre 1801 € et 1900 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)

Localisation géographique : 118 route de Narbonne 31062 Toulouse cedex 09

Avantages :

* Télétravail possible en fonction du poste à hauteur de 3 jours par semaine

* 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) :

39h10 => 55 jours de congé par an
38h15 => 50 jours de congé
37h20 => 45 jours de congé

* Possibilité d’aménagement du temps de travail sur 4.5 jours

* Crèche

* Contribution à 75% aux frais de transport

* Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

* Subvention restauration collective

* Formation et suivi des parcours professionnels

* Activités sportives et culturelles

* Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité).

L'Université est fermée du 25 juillet au 17 aout. Nous reviendrons vers vous après cette date.