Agent(e) administatif(ve) polyvalent(e)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 30h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Rémunération indicative TBI + RIFSEEP+Prime de fin d'année+tickets restaurant Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de Monsieur le Maire et de la secrétaire générale, l’agent(e) assure principalement l’accueil du public, les relations avec les associations, les missions en Etat-Civil. Missions / conditions d'exercice Associations
*Interlocuteur privilégié des associations
*Instructions des dossiers administratifs à déposer à l’occasion de l’organisation d’une manifestation
*Gestion du calendrier des manifestations,
*Gestion des réservations de salles pour les occupations par les associations y compris gestion des accès par badges
*Gestion des demandes de matériel pour les associations en lien avec les services techniques
*Gestion des débits de boissons temporaires – interface avec la Police Municipale
*Gestion des demandes de subventions
*Chargée de la communication auprès des associations en lien avec l’élu

Etat civil
*Etablissement des reconnaissances avant naissance, après naissance
*Préparation des dossiers de mariage (réception des dossiers de mariage, accueil des futurs époux, constitution du dossier pour l’élu en charge de la célébration, préparation de la salle y compris recueil des souhaits des futurs époux quant au déroulé de la cérémonie en lien avec l’élu chargé de la célébration)
*Etablissement des actes de décès ou transcription de décès
*Avis de mention
*Réception et préparation des PACS
*Préparation des baptêmes civils
*Suivi du tableau des mariages, baptêmes et PACS (interface avec les élus pour attribution des célébrations)
*Etablissement des demandes de duplicata de livret de famille
*Déclaration de changement de nom, déclaration des changements de prénom
*Délivrance des extraits et copies intégrale d’état civil
*Transmission des dossiers d’état civil aux services du Procureur
*Recensement militaire

Social - CCAS
*Accueil du public et aide aux démarches
*Réception des dossiers d’APA, d’obligations alimentaires. Accompagnement dans les démarches en lien avec le dossier
*Suivi administratif colis de Noël : constitution de la liste des bénéficiaires, suivi des commandes en lien avec la secrétaire générale et élus référents, interlocuteurs des fournisseurs,
*délivrance des titres pour le transport solidaire

Communication - Cérémonies
*Participation à l’élaboration du bulletin municipal (courriers aux annonceurs, courriers pour obtenir les autorisations de parution, courriers aux associations, participation au comité de relecture) en lien avec la commission communication et l’adjoint référent
*Gestion des invitations aux manifestations et cérémonies. Suivi des présences.
*Préparation administrative des vœux (gestion du fichier des invités, suivi des présences…)

Cimetière
*Gestion des demandes de concessions, renouvellement de concessions, accueil des familles
*Gestion des demandes de travaux, demande d’exhumation
*Suivi des concessions non renouvelées, gestion des reprises de concessions temporaires
*Suivi administratif des procédures de reprise des concessions perpétuelles en l’état d’abandon (associée à la procédure de reprise qui sera pilotée par les élus et la secrétaire générale)
*Interface avec les Pompes Funèbres et la Police Municipale pour l’organisation des funérailles,
*Rédaction de courriers simples en lien avec le domaine d’activité
*Utilisation du logiciel Néocim pour la gestion des concessions

Accueil physique et téléphonique
*Gestion des boîtes mails « contact » et « associations »
*Enregistrement du courrier
*Accueil physique des administrés sur les périodes d’ouverture au public
*Accueil téléphonique aux heures d’ouverture de la Mairie
*Gestion des demandes des administrés ou transfert au service et/ou élu(s) compétent(s)

ACTIVITES SECONDAIRES

En charge des différentes commandes (produits entretien, petit matériel, etc …)

En fonction des absences et congés annuels, et pour permettre la continuité du service public, l’agent(e) devra assurer ponctuellement les missions relatives à
L’enregistrement et la transmission des dossiers d’urbanisme au service instructeur
Le suivi de la boîte mail « périscolaire »
Les inscriptions et annulations pour les services périscolaires
Commande des repas de cantine Profils recherchés SAVOIR
Qualités rédactionnelles
Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
Maitrise des notions d’Etat Civil
Maitrise de l’outil informatique

SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE :
Sens de l'écoute et de l'observation
Discrétion
Qualités d’accueil, d’expression orale, sang-froid
Savoir organiser son travail en fonction des consignes écrites ou orales
Être capable de s’adapter à des situations de travail différentes
Rigueur
Dynamisme et réactivité
Polyvalence