Contexte
Dans le cadre d'une évolution interne de notre assistante actuelle vers de nouvelles responsabilités, nous recrutons son ou sa remplaçant·e afin d'assurer la continuité et le développement de notre activité administrative.
Ce que vous allez accomplir avec Syntony GNSS
Directement rattaché.e à la Responsable Administrative et Financière, vous jouerez un rôle central dans la coordination et le bon fonctionnement de l'activité administrative et relationnelle de l'entreprise. Véritable support transversal, vous assurerez vos missions dans le respect de la confidentialité des informations traitées.
? Vos missions principales :
1. Accueil et gestion administrative quotidienne :
· Accueil physique et téléphonique des visiteurs (orientation, prise en charge)
· Gestion des salles de réunion (réservations, matériel)
· Réservation et préparation des salles pour les événements internes (réunions, séminaires, conférences, conseils d'administration.), accueil des participants et suivi des documents associés
· Réception et envoi des courriers
· Gestion des stocks de fournitures de bureau
· Rédaction autonome de courriers, mails, notes de service .
· Organisation et coordination de la circulation des informations internes et externes
· Organisation de l'archivage des documents, en particulier des documents importants
2. Organisation des déplacements professionnels :
· Réservations (transport, hébergement, location) via l'agence de voyages
· Anticipation des besoins de mission dans une logique d'optimisation coûts/prestations
· Préparation et mise en forme des ordres de mission
3. Support aux services internes :
Service Achats et Logistique :
· Saisie des demandes d'achat, suivi des signatures et relances jusqu'à la commande
· Suivi administratif des commandes « transport » et expéditions (preuves de livraison, classement)
Service Production :
· Appui administratif ponctuel selon les besoins opérationnels
Service RH (en back-up de l'assistante en poste) :
· Suivi mensuel des frais liés aux ordres de mission
· Contribution à la gestion administrative du plan de formation
· Participation à la collecte des éléments variables de paie (congés, arrêts maladie, missions)
· Accueil des nouveaux collaborateurs lors de leur arrivée
4. Gestion administrative des locaux (en back-up de l'assistante en poste) :
· Participation à l'aménagement des espaces (déménagements, réorganisations.)
· Suivi administratif des prestataires du bâtiment (nettoyage, sécurité, accès, surveillance.)
5. Archivage et gestion documentaire :
· Mise en place et suivi rigoureux de l'archivage physique et/ou numérique, notamment des documents sensibles ou importants
6. Support à la gestion commerciale :
· En lien avec la RAF, émission des factures clients dans le respect des bons de commande et délais de livraison
Les compétences techniques que nous recherchons:
Excellente maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.
Bonnes capacités rédactionnelles, avec une orthographe soignée et un style professionnel
Aisance dans l'analyse et la gestion des demandes d'information, y compris en contexte transversal
Solides compétences organisationnelles : gestion des priorités, rigueur, autonomie
Respect strict des délais et sens des responsabilités
Maîtrise de la communication écrite et orale en anglais (niveau professionnel obligatoire)A propos de vous
Issu·e d'une formation de niveau Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou éq
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