Le poste
1. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
2. 80% de temps de travail
3. Consultations de Médecine filière onco-hématologie – RDC Hôpital des Enfants
4. Travail en étroite collaboration avec les équipes médicales et paramédicales (des consultations, du 6eD, de l’HDJ), administratives (autres secrétaires du secteur, cellule allopédia, admissions).
5. MISSIONS
- Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers (filière onco-hématologie pédiatrique).
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
- Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.
-Planifier le parcours patient (consultations, hospitalisations, HDJ)
6. ACTIVITES
>Accueil :
7. Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients).
8. Mise en place du parcours patient avec prise de rendez-vous à la sortie de la consultation pour la spécialité onco-hématologie
>Programmations :
9. Gestion et plannification de la filière onco-hématologie
10. Gestion des mails
11. Coordination des prises en charge de la filière avec les différents intervenants (centres de références maladies rares)
12. Programmation des consultations de suivi
13. Gestion des téléconsultations
14. Gestion des consultations pluridisciplinaires
15. Réservations d'hébergements hospitaliers
>Gestion et suivi des éléments du dossier patient :
16. Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identito-vigilance.
17. Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation, documentaire (ex : importation des imageries).
18. Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales).
19. Gestion de l’interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient.
20. Gestion des courriers de consultations (+ envoi ordonnances, PAI, certificat)
21. Gestion des mails : prise de rendez-vous, envoi ordonnances et autres (PAI, certificats médicaux, bon de transport, gestion des indisponibilités des médecins, demande d'interprétariat.
En cas d’absence, la collègue doit assurer sur les autres filières de médecine :
22. l’accueil téléphonique,
23. la prise des rendez-vous,
24. les demandes urgentes inhérentes aux courriers médicaux.
>Activtités spécifiques :
25. Gestion des protocoles de soins et transmission aux caisses d'assurance maladie
26. Participation au staff mensuel d'HDJ de drépanocytose + réunion trimestrielle d'équipe administrative
27. Organisation des bilans annuels des prises en charge de drépanocytose en binôme avec la secrétaire d'HDJ
28. Mise à jour du tableau de suivi des examens fonctionnels (type echo coeur)
Profil recherché
TECHNIQUES :
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Dxcare, Dx Planning, Opéra, Spark, Télésanté…)
Savoir planifier les différents examens complémentaires selon la demande médicale.
ORGANISATIONNELLES :
Etre autonome, méthodique et rigoureuse dans l’organisation et l’exécution de son travail
Faire preuve de rigueur dans l’utilisation des outils de communication
Faire preuve d’adaptabilité et d’anticipation
Savoir mettre en place un plan d’action pour définir les priorités
Faire preuve de rapidité dans la prise de décision
Avoir le sens de l’initiative dans son champ de compétence
Connaitre et appliquer les procédures liées à la programmation
Faire preuve de ponctualité et d’assiduité au travail
Savoir analyser les situations, prendre des initiatives pertinentes et être force de propositions.
RELATIONNELLES :
Aptitudes à communiquer par téléphone, accueillir et orienter
Savoir partager et faire circuler l’information avec l’ensemble des interlocuteurs
Capacité à adapter son discours en fonction des capacités cognitives du patient, empathie
Adapter sa posture et sa pratique professionnelle aux situations rencontrées
Apaiser les situations agressives et/ou conflictuelles
Collaborer avec les différents partenaires internes et externes
Etre capable de s’intégrer dans une équipe pluridisciplinaire et démontrer son sens du travail en équipe.
Travailler en collaboration et en harmonie avec l’ensemble des unités de soins du pôle et plus largement avec l’ensemble des services prestataires et interlocuteurs extérieurs.
Éléments nécessaires pour postuler
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