Assistante administrative cellule appels d'offres (h/f)

Missions principales :

Assister les Conseillers en Formation Professionnel (CFP) dans la préparation, la réponse, le dépôt et le suivi des appels d'offres portés par le GIP FIPAN, ainsi que dans le pilotage administratif et le suivi des marchés publics et privés.

Activités principales

1. Appui administratif à la réponse aux appels d'offres

- Préparer et rassembler les pièces administratives (DC1, DC2, attestations, agréments, etc.) pour le GIP et ses partenaires.
- Participer à la mise en forme et à la saisie des dossiers techniques et administratifs sur les supports et/ou plateformes dédiées
- Organiser le dépôt, assurer la traçabilité et veiller à la conformité des candidatures.
- Suivre les délais et garantir la complétude des pièces.

2. Suivi et pilotage administratif des marchés attribués

- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord des marchés publics et privés.
- Assurer le lien avec les commanditaires, opérateurs et partenaires pour la transmission et le contrôle des livrables (bilans, CV, attestations, indicateurs, etc.).
- Piloter administrativement un ou plusieurs dossiers de marché : coordination interne, relances, préparation des éléments de suivi, reporting et participation aux réunions avec les financeurs et partenaires.
- Contribuer à la sécurisation des procédures et au respect des échéances contractuelles.
- Appuyer le CFC dans le suivi global d'un marché, de la notification au bilan final

3. Accueil et gestion documentaire

- Assurer l'accueil téléphonique et le premier niveau de renseignement pour la cellule Appels d'Offres.
- Gérer le classement, le stockage et l'archivage des documents selon les procédures internes (papier et numérique).
- Tenir à jour les bases de données administratives et réglementaires (URSSAF, attestations fiscales, etc.).
- Utiliser les outils internes (Whaller, Excel, KAIROS, CARIF, SAFRAN, etc.) pour le suivi des actions et la circulation des informations.

Compétences et qualités attendues

- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook). Un bon niveau de connaissance des tableurs EXCEL sera apprécié.
- Bonne capacité d'organisation et de priorisation des tâches.
- Rigueur et sens du détail administratif.
- Aisance rédactionnelle et relationnelle, communication claire et professionnelle.
- Esprit d'équipe, réactivité et autonomie.
- Capacité d'analyse et de prise d'initiative dans la gestion des dossiers.
- Connaissance du secteur de la formation professionnelle continue ou des marchés publics appréciée.

Profil recherché

- Diplôme de niveau IV (Bac ou équivalent) exigé.
- Expérience souhaitée dans une fonction administrative similaire (idéalement en lien avec des marchés publics, appels d'offres ou formation continue).
- Goût pour le travail collaboratif et l'amélioration continue des processus.