Fort de 100 000 salariés, 462 bureaux dans le monde et plus de 1500 collaborateurs en France, le groupe CBRE est le leader mondial du conseil en immobilier d'entreprise.
Global Workplace Solutions (GWS), filiale CBRE, est l'un des acteurs majeurs du Facility Management au niveau international, mais aussi en France. Nous travaillons pour des clients prestigieux et leur délivrons des prestations multi techniques et multi services afin d'assurer une gestion efficace et pérenne de leurs services généraux.
CBRE GWS France traite ainsi toutes les facettes de la gestion des installations, en utilisant un modèle mixte qui combine des services directs et des sous-traitants spécialisés. L'assistant administratif H/F soutient l'équipe managériale service hard dans l'implémentation et le bon respect du contrat IFM pour le client dans toute la région relevant de sa responsabilité. La personne joue un rôle clef dans la gestion des tâches quotidiennes en soutient à l'équipe opérationnelle, travaillant en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles, les partenaires fournisseurs et l'équipe du client.
Le portefeuille de clients comprend plus de 340 sites en Europe et plus de 140 en France comprenant des activités de logistique, distribution, des sièges sociaux et de petites propriétés régionales polyvalentes. Ces sites clients sont desservies par des techniciens CBRE mobiles et statiques, ainsi que par du personnel des fournisseurs, couvrant une gamme complète de services FM. La portée de la responsabilité technique de CBRE s'étend des réparations et de la maintenance, de la gestion des actifs, de la gestion de l'énergie et de l'optimisation des systèmes de construction, aux réparations et à l'entretien des tissus et des toits et aux inspections techniques.
Principales activités et tâches :
L'assistant administratif H/F a la charge de coordonner et gérer les activités administratives liées aux prestations de service et de gestion des intervenants et sous-traitants, y compris le soutien administratif aux équipes qui gèrent et dirigent les services. La personne a les responsabilités de base suivantes :
Généralités
- Assurer le suivi administratif pour les prestations de service hard sur les sites dans le secteur géré en collaboration avec l'assistant(e) service Soft.
- Accueillir physiquement les visiteurs, collaborateurs et partenaires (prestataires).
- Gérer les demandes d'accès spécifique de nos prestataires.
- Faciliter les programmes clients et CBRE, y compris le développement de services, l'innovation, la durabilité et les initiatives d'amélioration continue
- Aider l'équipe de direction avec le soutien administratif général, y compris le traitement les arrangements de voyage, les rapports de dépenses, la présence des fournisseurs, les projets sur site, etc.
- Gérer l'exactitude, la production, la qualité et la conservation des documents du programme, ce qui peuvent inclure l'administration de sites SharePoint ou similaires.
- Assister aux réunions de l'équipes, des prestataires ou avec le client pour en faire les comptes rendus
Santé et sécurité
- Participer à la gestion des incidents et à la planification, à la formation et à l'exécution de la continuité des activités
- Maintenir une bonne connaissance pratique de la législation pertinente en matière de santé et de sécurité
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