Poste : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)
Lieu de travail : Siège du SMD3 - COULOUNIEIX CHAMIERS
Cadre d'emploi : Poste en CDI à temps complet 39 h hebdomadaires + 23 jours RTT (participation mutuelle + prévoyance + tickets restaurants+ adhésion CDAS)
Rémunération brute : 2164 € Brut 13eme mois inclus
Présentation du métier
L'assistant (e) administrative référent(e) rattaché(e) à la Direction Informatique recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction. Le/la salarié (e) sera chargé(e) de participer ausuivi du budget, de la gestion comptable, et de la gestion administrative.
MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE
Mission 1 - Mission de gestion administrative de la DSSI
- Assurer le secrétariat du service informatique
- Gérer et traiter la facturation
- Suivi des tableaux des consommations téléphoniques
- Préparer, suivre et gérer l'écoulement du budget de la DSSI
- Intégrer et suivre les marchés publics depuis l'outil mis à disposition
- Gérer et actualiser une base d'informations (base téléphonique, déploiements en cours)
- Assurer l'interface avec les prestataires/Fournisseurs
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Gérer la téléphonie mobile (suivi conso, gestion des lignes, gestion du déplacement)
Mission 2 - Mission de suivi administratif
- Elaborer et suivre les marchés informatiques
- Classer et archiver des documents
- Tenir à jour les indicateurs du service
- Suivi des notes de frais des agents
Mission 3 - Gestion financière
- Concevoir (BP, BS, DM) et gérer le budget de la Direction en lien avec le Directeur et le service comptabilité
- Assister le responsable pour la demande des devis
- Effectuer en lien avec le responsable et le service comptabilité pour la clôture des exercices comptables
- Mettre à jour le tableau de bord budget
- Suivi des fournisseurs (réunions, contrats, commandes)
- Préparer, présenter le suivi lors des réunions budgétaires
Mission 4 - Planification et suivi
- Planifier les rendez-vous sur demandes
- Suivre administrativement les échéances et reporting
- Gérer les demandes d'interventions et transmettre aux agents techniques afin de permettre la continuité du service
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES
- Bac +2 en Gestion administrative ou diplôme équivalent
- Expérience de 2 ans à un poste similaire
- Maîtrise de la suite office, notamment Excel et d'un logiciel de comptabilité (Ciril serait un atout)
- Rigueur, Méthode, discrétion sont requises.
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