Assistant affaires réglementaires - cdi h/f

Qui sommes-nous ?

Pierre Fabre est le 2ème laboratoire dermo-cosmétique mondial, le 2ème groupe pharmaceutique privé français et le leader des produits vendus hors prescription dans les pharmacies en France. Son portefeuille compte plusieurs franchises médicales et marques internationales dont Pierre Fabre Oncologie, Pierre Fabre Dermatologie, Eau Thermale Avène, Klorane, Ducray, René Furterer, A-Derma, Naturactive et Pierre Fabre Oral Care.

Implanté depuis toujours en région Occitanie, fabricant plus de 95% de ses produits en France, le groupe emploie près de 10 000 collaborateurs dans le monde et distribue ses produits dans quelque 130 pays. Pierre Fabre est détenu à 86% par la Fondation Pierre Fabre, une fondation reconnue d'utilité publique, et secondairement par ses collaborateurs à travers un plan d'actionnariat salarié.

En 2021, Ecocert Environnement a évalué la démarche de responsabilité sociétale et environnementale du Groupe selon la norme ISO 26000 du développement durable et lui a attribué le niveau « Excellence ».

Pierre Fabre est reconnu comme l'un des « Meilleurs Employeurs du Monde 2021 » par Forbes. Notre groupe est classé dans le Top 6 de l'industrie cosmétique et dans le Top 7 de l'industrie pharmaceutique dans le monde. Nous sommes convaincus que notre engagement et notre passion font préserver notre indépendance et vivre notre raison d'être.

Votre mission

Nous recrutons au sein des Affaires Réglementaires Monde à Boulogne ou Toulouse, un(e) Assistant(e). Vous jouerez un rôle clé dans le soutien à la direction du département et serez un pilier dans l'harmonisation des processus techniques, organisationnels, administratifs et logistiques au sein de l'équipe des assistantes, contribuant à la fluidité et à l'efficacité de cette équipe et du département.

Vous assisterez le Directeur des Affaires Réglementaires Monde ainsi que le responsable du pôle Opérations et les collaborateurs de ce pôle. Vous collaborerez avec les assistantes des pôles du département pour l'harmonisation des processus techniques, organisationnels, administratifs et logistiques.

Votre rôle au sein d'une entreprise pionnière en pleine expansion:

En tant qu'Assistante du Directeur du département des Affaires Réglementaires:

- Assurez l'appui logistique à la Direction dans l'organisation de son emploi du temps (Gestion de l'agenda, rendez-vous / réunions, déplacements, suivi messagerie)

- Réalisez les tâches administratives pour la Direction du Département:
- Suivi du budget de la direction
- Consolidation et communication des mouvements des collaborateurs du département, mise à jour de l'organigramme, gestion des nouveaux arrivants du pôle, création des accès, accueil
- Interface entre le Directeur et les équipes ainsi qu'avec les autres fonctions de l'entreprise, pour les points relatifs à l'organisation et à la gestion de la direction et les dossiers techniques. Alerte sur d'éventuels retards ou problèmes intervenants dans le suivi des dossiers du département.
- Participation au suivi et à la mise en oeuvre de certains processus administratifs en agissant par délégation de ce dernier.

- Assurez la gestion des courriers en provenance de l'ANSM ou d'une Autorité de santé et /ou à l'attention d'un pharmacien responsable selon la procédure en vigueur.

En tant qu'Assistante du pôle Opérations Réglementaires (Reg Ops)

- Assurer le support administratif du pôle,

- Organiser les réunions, séminaires, déplacements, les inscriptions aux formations et congrès,
- Gérer les nouveaux arrivants du pôle, création des accès, accueil,
- Contribuer à la gestion des prestataires
- Gérer le budget, demandes d'achat, bons de commande, réceptions,
- Suivi des factures
- Gérer les contrats

- Assurer la gestion d'autres tâches administratives liées au pôle

En tant que membre des AR Monde

- Participer aux réunions mensuelles et annuelles
- Contribuer au développement et au déploiement du métier et des interactions de celui-ci avec les autres métiers de l'entreprise (partage d'expérience, rédaction de procédures )
- Orienter les cas de vigilance portés à sa connaissance vers les personnes habilitées à la PV et s'assurer de la prise en compte de ces cas.
- Orienter les réclamations qualité et éventuels cas de contrefaçon portés à sa connaissance aux personnes concernées et s'assurer de la prise en compte de ces cas
- Selon les priorités et urgences du département Affaires Réglementaires Monde, le Directeur des AR Monde peut être amené à solliciter l'assistante sur d'autres missions que celles décrites ci-dessus ou à intervenir dans un pôle.

En intégrant notre équipe, vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement dynamique et collaboratif, où votre expertise sera valorisée et où vous pourrez contribuer activement à l'amélioration continue et à la réussite collective. Si le domaine des affaires réglementaires vous intéresse et que vous souhaitez évoluer dans un cadre stimulant, ce poste est fait pour vous !

Ce poste est compatible avec du télétravail jusqu'à 2 jours par semaine après la période d'essai.

Nous offrons un package rémunération/avantages attractifs : Intéressement, participation, Actionnariat Pierre Fabre avec abondement, Mutuelle santé et prévoyance, 16 RTT en plus des CP, participation transport collectif, CE très attractif

Qui êtes-vous ?

Vos compétences au service de projets novateurs:

BTS assistante de manager ou support à l'action managériale ou DUT GEA ou expérience équivalente acquise

Expérience d'assistanat d'au moins 5 ans

Connaissance d'au moins un outil de gestion de commande (exemple SAP, Ariba)

Connaissances en gestion financière

Très bonne maîtrise des logiciels bureautique microsoft office : word, power point, teams, SharePoint,

Excellente maîtrise d'Excel. Aisance (Aptitude, habileté, facilité, compétences) à travailler avec des chiffres

Anglais courant (oral et écrit)

Nous sommes convaincus que la diversité est une source d'épanouissement, d'équilibre social et de complémentarité pour nos collaborateurs, nos offres sont donc ouvertes à toutes et tous sans restriction.