Au sein de notre EHPAD, vous assurez la gestion administrative et le suivi de fonctionnement de la Résidence des Deux Châteaux.
Vous intervenez sur différentes thématiques administratives :
- Ressources Humaines : en collaboration et en lien avec la Responsable des Ressources Humaines
- Secrétariat de direction : en binôme
- Achats/mandatements : en collaboration et en lien avec la Responsable des Finances
Les activités principales du postes sont les suivantes :
Domaine des Ressources Humaines :
- Assurer la gestion administrative du personnel de l'établissement
- Accueillir et renseigner les professionnels
- Traiter les éléments administratifs afférents à l'absentéisme, aux accidents du travail et maladies professionnelles du personnel
- Réaliser les opérations administratives inhérentes à la gestion des carrières des agents
- Assurer le recueil, la mise en forme et la fiabilisation des données relatives au personnel ayant un impact paie. Apporter les explications nécessaires aux professionnels
Domaine Administratif/secrétariat de direction :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Préparer et organiser des réunions, rendez-vous pour la direction (réservation salle, préparation logistique, préparation de documents, réalisation des convocations.)
- Gérer le courrier entrant (enregistrement, tri et distribution) et sortant de l'établissement
- Formaliser et diffuser les notes d'information
- Rédiger des courriers et mettre en forme divers documents (courriers, notes de service, notes, tableaux, présentation PPT.)
- Assurer le classement divers
Domaine des Achats/mandatements :
- Gérer les achats (usage unique, fournitures diverses, produits d'entretien) en mettant en concurrence les fournisseurs
- Réceptionner et contrôler les livraisons
- Gérer les stocks et suivre les budgets
Compétences, aptitudes et savoir faire attendus pour le poste :
- Maîtriser les outils informatiques (pack office)
- Connaître les systèmes d'information (Berger Levrault/Agirh) ou à défaut être capable de les appréhender rapidement
- Connaître les mécanismes de financement du secteur médico-social ou à défaut être capable de les appréhender rapidement
- Avoir le sens de l'organisation
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de discrétion
- Être autonome et avoir une capacité d'adaptation
- Avoir des connaissances en RH
- Avoir une bonne expression orale et aptitudes relationnelles
Diplôme en Ressources Humaines impératif/Expérience idéalement souhaitée dans le secteur RH-Assistanat de Direction
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