Secrétaire médicale emh et gastro (h/f)

RESPONSABILITÉS :

ORGANISATION DU TRAVAIL :
Temps partagé entre l'équipe mobile hépatites (matin) et secrétariat de gastro-entérologie (AM) pour la frappe.
Quotité hebdomadaire : 36 H de jour. Nombre de RTT : 5.
Horaire journalier : 8h30 – 12 h00 / 12h30 -16h12 (pause repas de 30mn).
Cycle: 2 semaines.
Repos : fixes.
FINALITE SPECIFIQUE DU POSTE :
- Accueil téléphonique,
- Accueil des patients,
- Gestion du dossier patient et de l'information :
• Réaliser la répartition et le classement des documents.
• Création et gestion du dossier patient EMH.
• Assurer la complétude du dossier patient.
• Saisie des courriers.
- Traitement des dossiers et documents médicaux (classement),
- Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives concernant le(s) patient(s),
- Coter les actes sur Crossway®(actes IDES EMH/PASS/UCSA),
- Gérer les rendez-vous du Dr REMY et des infirmiers de l'EMH (PASS-UCSA-GASTRO),
- Organisation des hospitalisations de jour des patients de l'EMH,
- Organiser les réunions :
• Les réunions du service et traiter les comptes rendus,
• Organiser les sessions de formation (journées de rencontres de l'EMH : envoi des invitations, préparation des présentations par Power Point, accueil des participants...)
• Préparation et participation aux RCP mensuelles : Invitations médecins – Fiches RCP
• Organisation des « sorties camion » = logistique – relation avec les différentes structures.

- Réalisation du bilan annuel d'activité en partenariat avec le reste de l'équipe,
- Enregistrement journalier de l'activité des IDE (enregistrement journalier),
- Gestion des consommables : stock de Test Rapide à Orientation Diagnostique, matériel nécessaire aux IDE,
- Liaison entre l'EMH – le service de Gastro (Dr REMY) – les structures internes et externes,
- Gérer la communication concernant les activités de l'EMH (affiches, journées, flyers, ...) Relation avec le service Communication du CHP,

- Travail avec tous les professionnels en lien avec l'EMH :
· En interne :
o Les IDE de l'équipe mobile.
o les interservices hospitaliers : la Gastro-Entérologie, l'UCSA, l'UMCRA, la PASS, le service d'Addictologie.
o le DIM, le service Informatique.
o la service de communication.
· En externe :
o les associations des patients, travailleurs sociaux, les professionnels de santé, responsables et IDE des structures extérieures au CH.

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES ASSOCIEES :
Connaissances toutes celles prévues au profil de poste générique GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMNISTRATIVE.

- Connaissance des droits des patients.
- Maîtrise du vocabulaire médical.
- Communication / Relations professionnelles :

• Connaissance de l'hôpital et de son organisation.
• Connaissance de la réglementation hospitalière.
• Connaissance de l'application CROSSWAY®, PASTEL®, et autres applications métier.
• Connaissance des outils bureautiques (WORD, EXCELL, POWER POINT, PUBLISHER).
• Connaissance de langues étrangères si possible (anglais, espagnol, ...).

Savoirs Faire Opérationnels cf profil de poste générique GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE.

• Savoir écouter et reformuler les demandes.
• Savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser.
• Savoir utiliser internet / intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus.
• Savoir rechercher le bon interlocuteur.
• Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Savoir synthétiser, analyser un flux d'information et prioriser les activités.

Savoirs Faire Comportementaux cf profil de poste générique GRADE ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE.

L'assistante médico-administrative devra particulièrement faire preuve d'autonomie, de rigueur, de cohésion d'équipe faire un rapport régulier de son activité auprès du médecin coordinateur de l'équipe mobile hépatites