Assistant.e de projet administratif, financier et logistique (h/f)

Le Bureau Mutualisé est composé d’une équipe administrative, financière et logistique comme suit, sous l’autorité d’un.e RAF, en appui aux chargés de projets siège et des équipes opérationnelles :

- Une responsable contractuel et logistique

- Un.e chargé.e administratif et financier

- Trois chargé.s administratif, financier et logistique



Sous l’autorité du RAF, et en collaboration avec les équipes projet, l’assistant.e de projet sera responsable des missions suivantes:

Gestion administrative

- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques,

- Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,

- Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,

- Enregistrement et le classement des livrables et documents projet, notamment au format numérique, selon les procédures d’Expertise France, en lien avec le siège ;

- Contractualisation des experts (long-terme, locaux, court-terme) : suivi des contrats, vérification des feuilles de temps et lancement des paiements.

Gestion logistique

- Assister la chargée de projet dans l’organisation d’événements (séminaires, ateliers, formations) liés aux activités des projets, en lien avec le pôle Logistique : assurer l’envoi des invitations et établir les listes de participant.e.s, préparer les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités ;

- Anticiper les démarches nécessaires pour la programmation, l’organisation et le bon déroulement des missions : transports (en collaboration avec le prestataire voyage, hébergements, ordres de mission, relations avec des prestations spécifiques (traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation) si nécessaire

- Suivi des perdiems et suivi des justificatifs

- Assurer la collecte et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, attestations de formation…) ;

- Faciliter la contractualisation de contrats d’expertise et d’achats, en lien avec le pôle Achat et Juridique ;

- Suivi des avances et des factures des fournisseurs

Gestion financière

- Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement ;

- Assure la mise en paiement en renseignant les Bons à Payer dans le logiciel Atlas;

- Archive les pièces comptables et les BAP ;

- Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables ;

- Procède au suivi des avances ;

- Renseigne le journal de dépenses à chaque dépense et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc.)

- Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie ;




Expertise France, l'agence française de coopération technique internationale, collabore avec la Direction générale de l'appui aux réformes structurelles (DG REFORM) (Commission européenne) afin d'aider les pays de l'UE à concevoir et à mettre en œuvre des réformes dans le cadre de leurs efforts pour soutenir la création d'emplois et la croissance durable.

À cette fin, les États membres de l'UE soumettent des demandes de soutien au titre du RÈGLEMENT (UE) 2021/240 établissant un instrument de soutien technique (TSI).

Le département Gouvernance, en particulier le Pôle Transparence, Gestion et Redevabilité publiques, met en œuvre plusieurs projets dans le cadre de ce soutien.

Gender Mainstreaming in Public Policy and budgeting (Gender Flagship)

Il existe une volonté dans toute l'Europe de mettre en œuvre des politiques en faveur de l'égalité entre les femmes et les hommes. En outre, la société civile, les parlements et les structures de contrôle attendent de plus en plus de l'efficacité et de la transparence des politiques publiques en matière d'égalité entre les femmes et les hommes. Toutefois, si les États membres ont mis en place des cadres juridiques, ils se heurtent souvent à l'absence de méthodologies et d'outils concrets et, partant, à l'absence d'impact positif concret.

Les demandes d'assistance technique de plusieurs États membres ont été regroupées afin de créer des synergies, de permettre des comparaisons et de faciliter l'apprentissage et les échanges entre pairs.

Le projet soutiendra douze autorités bénéficiaires dans neuf États membres, tant au niveau central que décentralisé, y compris les administrations responsables des politiques d'égalité entre les femmes et les hommes, des politiques sectorielles ou des processus budgétaires.

Initialement, le projet était conçu pour soutenir neuf autorités bénéficiaires de sept États membres - c'est-à-dire la première cohorte d'autorités bénéficiaires. Cependant, au fur et à mesure du déroulement du projet, la visibilité des résultats du projet s'est accrue grâce à diverses activités, telles que des ateliers, des conférences et des formations en ligne. Par conséquent, quatre autorités bénéficiaires supplémentaires - c'est-à-dire la deuxième cohorte d'autorités bénéficiaires - ont exprimé leur intérêt à rejoindre le projet à la fin de l'année 2023. Ces nouveaux participants sont des partenaires actifs depuis juin 2024. Le projet a développé une approche rationalisée pour accueillir en douceur les nouveaux bénéficiaires et les intégrer dans le flux de travail du projet en cours. Ces nouveaux venus s'engageront dans les mêmes processus de projet et bénéficieront de nombreux exercices de renforcement des capacités et d'une assistance technique directe jusqu'à juillet 2026.

Au total, 12 autorités bénéficiaires participeront à des activités communes, tandis que 10 autorités bénéficiaires recevront un soutien individualisé.

Gender Mainstreaming in Public Policy and Budget Processes

La SG REFORM a accepté 5 nouvelles requêtes au titre du règlement (UE) 2021/240 établissant un instrument de soutien technique (« règlement STI »), en octobre 2024 : Paris, France, Berlin & Hambourg, Malte et Portugal. Ce nouveau projet va donc débuter en parallèle de la suite de la mise en œuvre du projet Gender Flagship.

Les autorités nationales qui ont demandé une assistance technique et qui bénéficieront de ce projet sont les suivantes :

- France : Ville de Paris (City of Paris)

- France : Direction des Achats de l'Etat (DAE)

- Allemagne : Département du Sénat pour le travail, les affaires sociales, l'égalité, l'intégration, la diversité et la lutte contre la discrimination (Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung). Cette demande concerne les États fédéraux de Berlin et de Hambourg.

- Malte : Human Rights Directorate, Office of the Prime Minister - European Funds, Equality, Reforms and Social Dialogue (Direction des droits de l'homme, bureau du Premier ministre)

- Portugal : Commission pour la citoyenneté et l'égalité des sexes (Comissão para a Cidadania e a Igualdade de Género).

Les objectifs spécifiques de ce soutien sont :

· renforcer la capacité de la ville de Paris à piloter l'intégration de la dimension de genre dans la politique de santé publique et la budgétisation,

· soutenir techniquement les administrations de Berlin et de Hambourg afin d'institutionnaliser les pratiques éprouvées en matière d’intégration de la dimension de genre pour une mise en œuvre efficace des politiques sensibles au genre,

· introduire des lignes directrices pour la prise en compte de l'égalité entre les femmes et les hommes dans les procédures de marchés publics en France, en particulier dans les secteurs numérique et écologique,

· renforcer les capacités des fonctionnaires en matière d’intégration de la dimension de genre et donner aux institutions maltaises les moyens de piloter une budgétisation sectorielle sensible à la dimension de genre

· doter l'administration publique portugaise des outils et des connaissances nécessaires à la budgétisation et à l'analyse sensibles à la dimension de genre.


Qualifications et compétences

• Diplôme pertinent en métier de la coopération internationale

• Maîtrise du français et de l’anglais ;

• Bonnes capacités rédactionnelles

Expérience professionnelle

• Expérience professionnelle préalable dans des fonctions liées ou sur des tâches équivalentes à celle de la fiche de poste ;

• Une expérience dans le domaine de la gestion de projets et de la coopération internationale au développement serait un atout ;

Compétences et qualités recherchées

• Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés ;

• Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ;

• Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative ;

• Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe

• Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités


L’assistant/e sera basé(e) au bureau d'Expertise France, Gare de Lyon, à Paris.

Rémunération

13e mois mensualisé dès la prise de poste.

Part variable de 3% du salaire brut annuel.

Plus de 45 jours de congés annuels, avec possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT.

Part d'intéressement liée aux résultats annuels de l'entreprise.

Allocation de 9 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee).

Prise en charge de 50% des frais de transports en commun.

Mutuelle santé gratuite, prise en charge par l'agence.