Assistant(e) administratif(ve) à temps partiel (80%) h/f

Nous recherchons actuellement un(e) assistant(e) administratif(ve) à 80% pour accompagner 2 pôles phares de notre organisation :

* le Pôle Dialogue & Annonce, acteur clé des relations interreligieuses, de la mission universelle, de l’unité des chrétiens et de la coopération missionnaire.
* Le Pôle Diaconie et la pastorale de la solidarité, chargé de coordonner et dynamiser les actions de solidarité, de soutenir les acteurs engagés sur le terrain, de développer des initiatives fraternelles auprès des plus démunis.


En collaboration avec les deux chefs de pôle et la responsable de la pastorale de la solidarité, vous prenez en charge les missions suivantes :

1. Administration et secrétariat
* Accueil physique et téléphonique, gestion des demandes.
* Rédaction, réception et transmission des courriers et e-mails.
* Organisation de réunions et visioconférences, prise de notes et rédaction de comptes rendus.
* Classement, archivage, gestion documentaire.
* Soutien administratif transversal aux services du pôle.
* Mise en place et animation du lien entre les différents services du pôle (ex. : organisation de réunions communes, partage de documents…)
* Appui aux chefs de service pour la vérification des comptes et la préparation budgétaire.
1. Suivi de dossiers spécifiques
* Prise en charge autonome de sujets ou problématiques confiés par les chefs de service.
* Reporting régulier sur l’avancement des dossiers.
1. Accompagnement des prêtres étrangers
* Suivi administratif complet : titres de séjour, santé, démarches diverses lors de leur arrivée ou départ.
* Préparation de leur venue en France, coordination avec les services diocésains, diocèses d’origine et les différents organismes.
1. Communication et relations externes
* Création de supports de communication, gestion de la communication interne/externe.
* Organisation d’événements du pôle et participation ponctuelle.
* Animation des réseaux sociaux.
* Relations avec les partenaires (UCLy, OPM, Racines de demain…) et les lieux de culte d’autres confessions.
* Interactions régulières avec associations, communautés religieuses, paroisses et autres lieux de culte.