Assistant administratif ufa (h/f)

Informations générales Organisme de rattachement GIP - FCIP Académie de Toulouse Référence 2026-2173580 Date de début de diffusion 27/01/2026 Date de parution 27/01/2026 Localisation Toulouse Intitulé long de l'offre Assistant administratif UFA (H/F) Date limite de candidature 27/02/2026 Nature du contrat CDD de 6 mois Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Domaine / Métier Enseignement et Formation - Gestionnaire de scolarité Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistant administratif UFA (H/F) Descriptif de l'employeur Le CFA Public est une structure de l'Éducation nationale. Créé en 2016, il forme des jeunes en contrat d'apprentissage, au sein de 94 Unités de Formation par Apprentissage (UFA). Il est une entité du Groupement d'Intérêt Public - Formation et Certification pour l'Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) de Toulouse, créé en 2002 et chargé de mettre en œuvre un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Le CFA de l'académie de Toulouse est un CFA hors les murs qui s'appuie sur le réseau des lycées et lycées professionnels du secteur public de la Région Occitanie Ouest (ancienne région Midi-Pyrénées). Description du poste Gérer l'accueil physique et téléphonique des apprentis Assurer l'accueil des apprentis (personnel référent), Recevoir et traiter les demandes (téléphonique, mail, .), Gérer les appels téléphoniques, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent, Conseiller les usagers, Suivi administratif sur le recrutement des apprentis, en liaison avec le DDFPT et le coordonnateur : GRC, pack entreprise, pack apprenti Gérer administrativement le suivi des apprentis Aide à l'élaboration du contrat d'apprentissage, Transmettre le dossier d'inscription ou de réinscription à l'apprenti ainsi que le livret d'accueil, Inscrire l'apprenti dans l'outil de l'EPLE Saisie des EDT et des calendriers d'alternance, Mise à jour des fiches apprentis sur Yparéo, Générer et envoyer les comptes net-Yparéo des apprentis, des maîtres d'apprentissage et des formateurs, Editer et envoyer les bulletins de classe dépôt sur Yparéo, Gérer les dossiers d'inscription des apprentis aux examens, gérer leur parcours en lien avec l'équipe pédagogique de l'UFA, Informer périodiquement l'employeur de la situation de l'apprenti (absences, modification EDT.) par courrier ou mail et informer systématiquement les médiateurs, Participer à la journée porte ouverte de l'UFA, Gestion des demandes de permis des apprentis Gestion des apprentis à l'internat, Gestion des demandes de mini-stages, Mettre à jour le logiciel de l'établissement concernant les données des apprentis, Générer les différents documents administratifs : contrats pédagogiques, attestations de fin de formation, attestations d'acquis, les certificats d'apprentissage, conventions ordinateurs Assurer le suivi administratif et financier de la formation Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, gérer les appels, collecter les justificatifs, Vérifier le dépôt des pièces administratives sur Yparéo par les formateurs, accompagner les formateurs, mettre à jour les fiches administratives, Mettre à jour le fichier de suivi sur Sharepoint, Mettre à jour les plannings formateurs/apprentis, Blocage hebdomadaire des heures des formateurs, Générer les avenants aux contrats de mission des formateurs, Contrôler et éditer les états de service faits (heures FAF et HP), Utiliser les outils informatiques de l'UFA et du CFAA (Yparéo, Sharepoint, portail Arena, Pronote), Effectuer les tâches courantes de secrétariat (courrier, prise de note, compte rendu, mails, accueil physique.), Soutien administratif quant à l'organisation matérielle des examens en lien avec le DDFPT, Générer les recueils d'informations pour différentes enquêtes Saisir les résultats aux examens Démarche Qualité Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité du GIP-FCIP, Réalisation des différentes enquêtes dans le cadre de la démarche qualité Conditions particulières d'exercice Catégorie B Diplôme minimum requis : Bac à bac2 Descriptif du profil recherché Type de contrat : CDD en remplacement, du 26 janvier 2026 au6 février 2026 Poste basé sur plusieurs établissements à Toulouse Temps plein Oui Localisation du poste Europe, France, Occitanie, Haute Garonne (31) Lieu d'affectation (sans géolocalisation) TOULOUSE Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 4 Baccalauréat Date de vacance de l'emploi 26/01/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) rh@mongipfcip.fr