Charge de gestion technique regie (h/f) e50

Notre établissement est à la recherche d'un Chargé de gestion technique Régie (h/f) pour effectuer les missions suivantes :

1 - EN GESTION TECHNIQUE

Réceptionne les affaires CRM ; détermine la nature du traitement à apporter en fonction de l'affaire, de l'urgence, de l'importance des travaux et/ou transfert l'affaire, le cas échéant, aux prestataires extérieurs :
- Veille à l'élaboration, l'optimisation et le suivi des plannings d'intervention des ouvriers de régie,
- Prépare les éléments nécessaires aux interventions des entreprises.
Gère des bases de données (activité régie (BTR) et fiches journalières, stock (BS), parc auto.) relatives à l'activité du service, des entreprises/ fournisseurs :
- Assure la mise à jour et l'optimisation des bases de données : collecte d'éléments, analyse et vérification des éléments transmis,
- Initie les collaborateurs à l'utilisation des bases de données du service.
Gère le suivi du parc auto, planifie les visites périodiques (contrôle technique, révision, etc.), crée les bons de commande aux fournisseurs divers (garage, contrôleur technique), assure le suivi des cartes grises et des cartes carburant.
Assure la gestion complète de process tels que contrôle d'accès.
En l'absence du magasinier, dans le cadre de la polyvalence, réalise les achats de produits ou fournitures dans le respect des budgets définis, réceptionne et vérifie les livraisons de ces produits ou fournitures, en assure le rangement et stockage, actualise le fichier informatique de gestion des stocks, réalise les tâches liées à l'inventaire.

2 - EN GESTION ADMINISTRATIVE
Reçoit, filtre, transmet les appels téléphoniques et répond aux questions posées par des interlocuteurs internes ou externes ;
Assure la gestion et le traitement administratif des dossiers techniques dont le responsable pôle régie a la responsabilité ( parc auto, espaces verts.) :
- Réalise le traitement administratif des consultations d'entreprises,
- Prépare les commissions d'ouverture de plis.
- Réalise des tâches de tri, classement, codification, enregistrement, frappe et mise en forme de divers courriers et/ou rapports ;
Assure le suivi des absences (congés payés, jrtt, absence maladie.), établit les plannings prévisionnels de départs en congé et/ou jrtt des ouvriers de régie, actualise ces plannings en y inscrivant les demandes d'autorisation d'absence avant transmission au responsable du pôle pour validation ;
Participe au traitement du courrier du service au départ et à l'arrivée.

COMPETENCES
- Connaissances et compétences opérationnelles
> Formation supérieure Bac+2 à Bac+3/4
> Outils bureautiques (utilisation et création de base de données) ++
> Capacité à appréhender des problèmes techniques simples ++
Légende : + Connaissance ++ Maitrise +++ Expertise

- Compétences comportementales
> Rigueur et organisation personnelle
> Autonomie tout en sachant rendre compte
> Capacité à travailler en équipe
> Qualités relationnelles
> Aptitude à la communication

Une expérience de 2 ans au sein d'un bailleur social ou d'une agence immobilière est demandée.