Assistant(e) particulier(e) du secrétaire général

Informations générales Référence BA083ATB-94151 Date limite de candidature 31/12/2025 Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Domaine et métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Type de poste Administratif Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistant(e) particulier(e) du secrétaire général Description du poste Vos activités principales - Gérer l'agenda du secrétaire général ; - Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs ; - Organiser les déplacements du secrétaire général (fonction ASSIST du secrétaire général) - Planifier et constituer les dossiers en lien avec les autres services de la préfecture ; - Organiser toutes les réunions présidées par le secrétaire général (réservation de salle, convocations logistiques, - Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées ; - Rédiger des notes et des courriers ; - Assister le secrétaire général dans certaines de ses missions, par la gestion des urgences et la prise en compte des dossiers sensibles - Gérer et suivre les différents budgets alloués (commandes de fournitures, frais de représentation et de résidence) - Assurer la circulation de l’information transversale auprès des interlocuteurs internes et externes Conditions particulières d'exercice Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Polyvalence, autonomie et adaptabilité Disponibilité, anticipation Savoir faire preuve de diplomatie et de discrétion Horaires spécifiques adaptés au secrétariat des membres du corps préfectoral (amplitude de 8h à 19h avec possibilité de modulation) Descriptif du profil recherché Connaissances techniques Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis Savoir-faire Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis Savoir analyser / niveau pratique - requis Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis Savoir-être Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis Temps plein Oui Informations complémentaires Informations complémentaires Groupe Rifseep : 2 Assistant(e) de direction/ ADM005A Localisation : Préfecture du Var – Bd du 112ème Régiment d’Infanterie – CS 31209 - 83070 TOULON Cedex Fondement juridique du recrutement Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2 Localisation du poste Europe, France, Provence-Cote d'Azur, Var (83) Lieu d'affectation Préfecture du Var, Toulon Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Préfecture du Var Date de vacance de l'emploi 01/07/2024 Personne à contacter (mail) 08DC0FB0A6164A0E9D8A5FBDEE3439EF@ts.com