Assistant(e) Polyvalent H/F
Vos principales tâches au sein d'une importante PME, leader dans son activité :
Secrétariat classique :
- Assure les fonctions classiques de secrétariat pour sa Direction : scan, classement des dossiers, rédaction et enregistrement des divers courriers, établissement des bordereaux d'envoi, filtrage téléphonique (il/elle oriente éventuellement ses interlocuteurs vers leurs collaborateurs). Il/Elle assure la gestion des rendez-vous de la Direction ;
- Assure la prise de notes lors des réunions internes ou externes et rédige des comptes rendus inhérents.
- Travaille avec les Responsables des Unités de Production
- Gestion du courrier
- Gestion des fournitures
Assistance et pilotage commercial :
- Assure la création des dossiers papier et sur notre logiciel de gestion ;
- Met à jour en temps réel notre logiciel de gestion en incluant la création des offres, la saisie des bons de commandes, la mise à jour des dossiers, la mise à jour des offres ;
- Assure la mise à jour des liasses prod ;
- Assure la gestion, l'enregistrement et le classement de la facturation ;
- Intègre les dates de livraison convenues avec le client dans le logiciel de gestion et dans le calendrier Outlook.
- Prendre en charge la réponse administrative aux appels d'offres et suivre le montage des dossiers ;
- Construire le dossier de réponses avec les différents inputs : (offre, annexes, présentation de la société etc.) ;
- Assure le dépôt des dossiers de réponses à appels d'offres sur les plateformes Ad'hoc.
Facturation :
- Assure l'établissement des factures de vente de l'ensemble de la structure de la société,
- Traite les factures sur GX et les Bordereaux d'Envois (BE) associés,
- Assure le lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par
les clients,
- S'assure en lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par les clients.
Profil :
Les capacités techniques que doit maîtriser le/la titulaire du poste sont :
- Organisation dans le phasage de l'ensemble du travail.
- Rapidité dans l'exécution des tâches.
- Connaissance aigüe des logiciels Word et Excel et du système d'exploitation Windows NT.
- Connaissance aigüe de la grammaire et de l'orthographe française.
- Maîtrise du matériel mis à sa disposition (standard, imprimante, photocopieur, fax, machine à affranchir, etc.…).
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