Office manager (f/m/d)

Le Cercle de Coopération des ONDG du Luxembourg recrute un.e Office Manager (f/m/d)

Pour intégrer son équipe motivée et dynamique et relever ses défis, le Cercle de Coopération recrute un.e Office Manager en contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein (40h/sem), pour démarrage immédiat ou à convenir.

Le Cercle de Coopération des ONGD est la plateforme des organisations non-gouvernementales de développement (ONGD) du Luxembourg dont la mission principale est de renforcer, fédérer et représenter ses membres au Luxembourg.

Ce que vous trouverez ici

1. Du sens, pas un indicateur RSE[1] dans un rapport annuel. Vous travaillerez pour la seule plateforme nationale qui fédère les ONGD actives du Luxembourg, des organisations où l'humain est au centre des préoccupations. Concrètement : votre travail aura un impact direct sur la dizaine d'ONGD qui partagent la Maison, pas sur un indicateur commercial.

2. Construire quelque chose qui n'existe pas encore. La Maison des ONGD ouvre ses portes prochainement. 1200 m², une dizaine d'ONGD résidentes, un espace citoyen, un centre de documentation, une vitrine dédiée à solidarité internationale au Luxembourg. Quand vous arriverez, il y aura des procédures à élaborer et des modes opératoires à développer. Vous posez les fondations. Concrètement : ce que vous mettez en place servira de base pour les années à venir. Ce n'est pas un poste de gestion de routine.

3. Un cadre de travail concret. 29 jours de congés. Horaires flexibles. Télétravail. Une équipe engagée, d'âges et d'expériences variés. Des organisations membres riches en expertises et en expériences à partager. Concrètement : ces conditions s'appliquent dès votre arrivée.

Pourquoi ce poste existe

Le Cercle de Coopération inaugure la Maison des ONGD, un espace dédié à la solidarité internationales, au cœur du Luxembourg. Une dizaine de structures vont s'y installer, co-habiter, et avoir besoin d'un interlocuteur central pour la gestion opérationnelle des espaces, les contrats, la facturation, les fournisseurs.

Le poste d'Office Manager vient d'être créé. Vous ne reprenez pas un périmètre défini, vous le définissez ensemble avec les instances et les organisations. Vous en assurez la gestion opérationnelle et administrative, ainsi que le support administratif du Cercle de Coopération lui-même.

Ce que vous ferez au quotidien

Votre temps se répartit environ à 70 % sur la Maison des ONGD et 30 % sur le Cercle.

Pour la Maison des ONGD

* Gérer les contrats d'occupation des bureaux privatifs, établir les états des lieux d'entrée et de sortie, assurer le suivi administratif des locataires
* Superviser les réservations de salles et coordonner la mise à disposition des services mutualisés
* Suivre la facturation et les paiements en coordination avec le service comptable, produire un reporting régulier à la direction
* Négocier et suivre les contrats fournisseurs et assurances (IT, maintenance, nettoyage, équipements)
* Assurer la conformité KYC/LBC-FT : sensibiliser les ONGD membres, créer les checklists, organiser un atelier dédié, veiller à l'archivage réglementaire
* Superviser le fonctionnement journalier de tous les espaces : réception, coworking, bureaux, salles de réunion, centre de documentation, appartement
* Gérer les accès, les clés et les infrastructures
* Assurer l'accueil et le support aux résidents, animer la vie commune entre les structures

Pour le Cercle de Coopération

* Gérer les agendas, la correspondance et les comptes-rendus
* Organiser les réunions, l'AG annuelle et les événements membres
* Assurer les relations avec les membres et partenaires en lien avec l'équipe et la direction
* Maintenir la base de données membres et résidents (CRM Salesforce, migration Odoo en cours, formation prévue)
* Gérer les commandes, stocks et fournitures
* Contribuer à la mise en place des processus internes

En management

* Éventuellement encadrer un.e Office Manager Assistant.e, définir les priorités, répartir les tâches et garantir la qualité de service
* Assurer la coordination entre le Cercle et les résidents de la Maison

Ici vous participez à l'élaboration des règles, vous y contribuez concrètement. Ce n'est pas un poste d'exécution. Vos interlocuteurs sont des structures qui ont leurs propres besoins, leur propre fonctionnement. Vous participerez au recrutement d'un.e assistant.e et l'encadrerez.

Moments clés de l'année : décompte de la Maison et clôture comptable de fin d'année, Assemblée générale annuelle en mars (± une seconde en automne), 4 moments conviviaux (afterwork) à organiser.

Les compétences qui feront la différence

* Vous utiliserez votre expérience significative d'au moins 5 ans dans un poste similaire et votre capacité à gérer plusieurs chantiers en parallèle pour poser les règles de fonctionnement avant l'ouverture, afin que chaque structure trouve des bases solides à son arrivée.
* Vous utiliserez votre maîtrise de Microsoft 365 et d'un CRM (Salesforce actuellement, migration Odoo en cours) pour maintenir ces données à jour et garantir un suivi administratif rigoureux en continu.
* Vous utiliserez votre maîtrise orale du luxembourgeois et de l'anglais pour interagir avec les représentants des ONGD et les fournisseurs.
* Vous utiliserez votre connaissance du secteur ONGD luxembourgeois pour comprendre les besoins de chaque structure sans avoir à les découvrir en cours de poste.

L'équipe et votre manager

Votre manager direct est la Direction du Cercle de Coopération. Elle encadre et laisse de l'autonomie dans le cadre stratégique. Elle attend de chacun.e qu'il/elle contribue au bon fonctionnement du Cercle. Les chantiers sont nombreux et la capacité à trouver des solutions dans un environnement en construction est attendue.

L'équipe est hétérogène, d'âges et d'expériences variés, engagée et accueillante. Vous travaillerez aussi en direct avec les ONGD, dans la seule Maison des ONGD au Luxembourg.

Ce poste est pour vous si…

Ce poste est fait pour vous si partir de zéro vous motive plutôt que vous freine. Si vous prenez des initiatives sans attendre qu'un cadre soit posé à l'avance. Si la culture associative vous parle, y compris ses contraintes de moyens. Si votre approche est d'apprendre et d'avancer ensemble.

Postulez maintenant

Si vous vous reconnaissez dans ce que nous décrivons, envoyez votre CV et lettre de motivation contenant un exemple concret que vous avez construit ou structuré dans un poste similaire précédent, et pourquoi ce poste vous correspond.

Candidature à envoyer par mail via Jobs.lu jusqu'au 5 juillet 2026.

Seules les candidatures retenues seront contactées après accusé de réception.

Le recrutement sera clôturé dès que nous aurons trouvé le profil.



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