Contexte du recrutement et définition de poste
Au sein de la Direction déléguée aux Relations Publiques, la Direction du Protocole a pour objectif de valoriser l'action municipale et métropolitaine à travers l'organisation de manifestations officielles, d'honorer des personnalités, de soutenir le positionnement international de la ville de Nice et de la Métropole Nice Côte d'Azur, de promouvoir son image et de participer à son rayonnement.
Elle gère également les déplacements des élus et des hauts fonctionnaires dans le cadre de leurs fonctions.
Elle propose un calendrier de manifestations protocolaires et garantit son bon déroulement en contrôlant les différentes phases de leur mise en oeuvre.
En qualité de directeur du protocole, vous serez en charge de l'organisation et de la supervision des manifestations protocolaires du Maire/Président ou de son représentant ainsi que de l’accueil de délégations ou de personnalités officielles, tout en encadrant et animant l'équipe composant la direction.
Vos missions principales seront :
* La définition de la politique protocolaire pluriannuelle :
- vous superviserez le calendrier pluriannuel de manifestations protocolaires du Maire/Président ou de son représentant visant à honorer les personnalités, soutenir le positionnement, et valoriser l'action de la Ville et de la Métropole.
* La coordination des manifestations :
- vous planifierez, organiserez et superviserez les différentes manifestations protocolaires du Maire/Président ou de son représentant (inaugurations, cérémonies militaires, réceptions officielles, remise de médailles et trophées, etc...), ainsi que l'accueil de délégations et de personnalités officielles, en collaboration avec les équipes dédiées,
- vous organiserez et animerez des réunions préparatoires,
- vous contrôlerez le déroulé des manifestations,
- vous validerez la liste des invités et l'envoi de cartons d'invitation,
- vous vérifierez la préparation du dossier pour le Maire/Président ou de son représentant,
- vous développerez un réseau de partenaires protocolaires,
- vous superviserez la mise en scène du lien de réception (aménagement de lieu, personnel, restauration, sonorisation, sécurité, etc...) en lien avec les services concernés,
- vous assurerez une présence le jour de la manifestation pour veiller à son bon déroulement,
- vous assurerez la projection des plans de déplacements nécessaires.
* L'encadrement de collaborateurs :
- vous planifierez et répartirez les missions aux agents selon leur domaine de compétence et mettrez en oeuvre et contrôlerez les pratiques et procédures de travail.
* L'élaboration de documents d'aide à la décision :
- vous validerez des comptes-rendus, produirez des rapports, rédigerez des notes de synthèse et/ou tableaux de bord destinés à l'exécutif.
* L'élaboration et le suivi budgétaire :
- vous élaborerez le budget prévisionnel de la direction,
- vous contrôlerez l'exécution du budget alloué, suivrez les dépenses engagées et réalisées,
- vous superviserez les opérations comptables, publiques et analytiques,
- vous suivrez les procédures de la commande publique et des marchés publics de la direction.
- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours
- NBI : OUI
- Groupe RIFSEEP : 2D
- Possibilité de stationnement gratuit : NON
- dépassement d'horaires fréquents (travail en soirée, le week-end et jours fériés)
NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profil recherché
Ce poste s'adresse à un agent titulaire de catégorie A de la filière administrative.
Diplômes et expériences : vous êtes idéalement titulaire d'un diplôme d'études supérieures dans le domaine de l'évènementiel ou du protocole, ou vous possédez une solide expérience professionnelle liée aux aspects protocolaires institutionnels d'envergure et à l'organisation de grands évènements internationaux au sein d'une collectivité ou d'un établissement public d'envergure.
Compétences :
- vous maîtrisez les règles protocolaires et des techniques de relations publiques,
- vous savez prévoir et gérer les moyens humains, financiers et matériels adaptés à chaque manifestation,
- vous savez identifier et évaluer précisément les termes d'un projet afin d'organiser son exécution,
- vous savez identifier les partenaires potentiels et les mobiliser autour d'un projet fédérateur,
- vous maîtrisez la réglementation et les procédures de passation des marchés publics,
- vous maîtrisez les techniques et procédures d'élaboration et de suivi budgétaire,
- vous maîtrisez l'outil informatique (pack office et logiciels métiers),
- vous savez parler couramment une ou plusieurs langues étrangères (anglais exigé).
Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,
- vous possédez des bonnes capacités rédactionnelles,
- vous savez faire preuve de diplomatie et de confidentialité,
- vous êtes disponible,
- vous savez encadre et animer une équipe.
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