Responsable du pôle accueil et appui + adjoint-e au chef du sru

GROUPE RIFSEEP : 1

Code RMFP : FPUSA002
Chargée / chargé de relation et de service à l'usager

Code REMI : FP2ADM03
Gestionnaire - instructrice administrative/instructeur administratif

Vos activités principales:

En collaboration avec le chef de service, coordonner et animer l’équipe d'agents administratifs et techniques :

- gestion du courrier: gestion des contrats et matériels, gestion budgétaire de l'affranchissement de la préfecture et des sous-préfectures et de la documentation, animation et organisation du travail de l'équipe;
- animation de l'accueil physique en préfecture et appui aux médiateurs numériques, organisation des missions relatives à la gestion et la diffusion du courrier dans l'ensemble des services, la reprographie, etc.

Référent "Quali-ATE" :
- coordonne avec l'ensemble des services de la préfecture, la mise en œuvre des procédures "qualité" conformément au référentiel Quali-ATE;
- veille au respect de l'application des procédures "qualité" par les services.

Archivage :
- Assure l'interface entre les services de l'Etat (services de la préfecture et de la cité administrative) et le service départemental des archives de la Haute-Marne concernant les procédures d'archivage et de versement des dossiers

Responsable de l'accès aux documents administratifs.

Les conditions d’exercice des missions énumérées ci-dessus sont amenées à s’adapter dans le cadre des évolutions du Secrétariat Général Commun Départemental.

Votre environnement professionnel

Activités du Secrétariat Général Commun Départemental :

Le SGCD constitue un service support aux services «métier» de la Préfecture, de la DDETSPP, de la DDT.

Composition et effectifs du Service de la Relation aux Usagers :


12 agents répartis en deux pôles

Liaisons hiérarchiques :

L’Adjoint au Chef du Service de la Relation aux Usagers est placé sous l’autorité hiérarchique du Chef de Service et de la Directrice du SGCD.

Liaisons fonctionnelles :

- Le Secrétaire Général de la Préfecture, les Directeurs des DDI, les Sous-Préfets, les chargés d’appui au pilotage

- Les autres services du SGCD, notamment le SIDSIC et le SMP

- Les services partenaires dans les domaines de l’accueil et du courrier (DDFIP, UDAP, UT DREAL, ONAC-VG, services sociaux MEF)

- Les prestataires extérieurs