Publiée le 16 juin
Mission du poste
SA HLM DU COTENTIN, Bailleur Social de plus de 6.000 logements
RECHERCHE un(e) SECRETAIRE TECHNIQUE (H/F) **
Rattaché à l'entité « RECLAMATIONS TECHNIQUES » du pôle « EXPLOITATION DU PATRIMOINE » le Secrétaire Technique de cette entité assure le secrétariat inhérent aux activités « RECLAMATIONS TECHNIQUES ». A cet égard, il est le garant de la gestion et du suivi des réclamations techniques jusqu'à leur aboutissement, dans le respect de la qualité du service rendu aux locataires.
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES
Réceptionner, gérer et enregistrer les données sur le logiciel professionnel « ULIS », les réclamations locatives (téléphone, mails, accueil physique .),
Saisir les réclamations techniques des locataires reçues par téléphone, mail, et présence physique
Mettre en forme et saisir les courriers (locataires, entreprises, prestataires Collectivités.), et les classer dans le suivi de courrier recommandé et dans le dossier courriers exploitation.
Gérer les demandes d'interventions auprès des Entreprises:
Gérer les demandes d'interventions auprès de la Régie (Agents de Maintenance)
Réaliser les premières relances aux entreprises par mail (IGRT).
Réaliser ponctuellement et assurer le suivi des tableaux de bord.
Etablir divers comptes rendus.
Générer les courriers de relance locataire (SMS et LRAR) pour confirmer le passage de la régie ( en cas de non réponse suite à une réclamation du locataire).
MISSIONS ET ACTIVITES SECONDAIRES
Assurer un renfort ponctuel sur les tâches administratives du pôle Exploitation, Maintenance, Sécurité du Patrimoine :
Clôturer, sur « ULIS » les sinistres - Contrats d'entretien - Sécurité - Appel locataire PMR - Attestation Taux TVA - Locataires absents - Diagnostic Amiante ULIS suite sinistre.
Qualités requises :
Etre autonome et présenter des qualités d'organisation personnelle
Etre doté d'un sens de l'écoute et du dialogue (communiquer, informer son interlocuteur)
S'adapter à différents publics (Gérer les remarques et l'agressivité possible de certains interlocuteurs)
Savoir travailler en équipe
Présenter de bonnes capacités rédactionnelles
Connaître et maîtriser parfaitement l'outil informatique
Formation et expérience :
Formation BAC à BAC +2 professions Immobilières-Techniques et/ou expérience significative sur un poste similaire
Connaissance du logement social
Profil recherché
Experience: 6 Mois
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Location de logements
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
