Responsable de pôle master f/h

À propos de nous

Aix‑Marseille Université (AMU) est l’une des institutions les plus reconnues en France et dans la francophonie, avec 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et couvrent toutes les disciplines. La diversité des sites permet d’offrir des opportunités de carrière uniques.

Aix‑Marseille Université fait partie de l’alliance CIVIS et propose des emplois handi‑accessibles. L’université s’engage à promouvoir l’inclusion et l’égalité, créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.


Mission

La Faculté d’économie et de gestion (FEG) est implantée à Aix‑en‑Provence, Marseille, Gap et Arles. En tant que Responsable administratif‑ve et pédagogique, vous exercerez principalement sur les sites Aix‑en‑Provence et Marseille (site Pauliane à Aix‑en‑Provence et site Ilot Bernard Dubois à Marseille).

Le poste consiste à administrer un pool de gestionnaires de formation au niveau Master. Le pôle regroupe divers programmes Master 1 et Master 2, incluant alternances, DESU/CESU et Licences professionnelles, et accueille près de 900 étudiants.


Missions principales

* Le pilotage administratif du pôle et la coordination des activités liées aux formations de niveau Master.
* L’animation, l’encadrement et l’accompagnement de l’équipe de gestionnaires de formation.
* La supervision de la gestion administrative des étudiants, du recrutement à la diplomation.
* La coordination des examens, des opérations d’alternance et des interactions avec les équipes pédagogiques.
* La participation aux projets transversaux liés au pilotage, à la communication et à la vie de l’UFR.


Activités principales

Encadrement et coordination du pôle

* Encadrer, animer et accompagner l’équipe des gestionnaires de formation.
* Organiser, planifier et superviser l’activité quotidienne du pôle.
* Gérer les dossiers transversaux en lien avec la direction et les services de l’UFR (réglements d’examens, calendriers, EQS, commissions pédagogiques, listes d’étudiants, etc.).
* Organiser et coordonner les examens de Master et veiller au bon déroulement des épreuves.
* Garantir l’application des procédures fixées par la DIRFOR et l’UFR, et assurer la veille réglementaire.
* Coordonner, en lien avec le service Formation Continue et Alternance, la gestion administrative des étudiants en alternance.
* Organiser et gérer l’administration de l’école AMSE en lien avec la direction de l’UMR (bourses, doubles diplômes, affectation budgétaire, summer school, etc.).

Supervision de la gestion administrative et de la relation aux étudiants

* Superviser l’accueil, l’information et l’orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants.
* Superviser la gestion du recrutement des étudiants (candidatures, commissions, admissions).
* Veiller au suivi des inscriptions administratives et pédagogiques.
* Piloter l’élaboration des emplois du temps avec les responsables pédagogiques et les gestionnaires.
* Superviser l’organisation matérielle des examens.
* Suivre les conventions de stage et leurs circuits de validation.
* Superviser la préparation et l’organisation matérielle des jurys.
* Assurer le lien entre équipes pédagogiques et étudiants, en appui des gestionnaires.
* Superviser la logistique des événements du pôle (réunions, conférences, remises de diplômes, etc.).

Ressources humaines (vacataires)

* Coordonner la gestion administrative des vacataires en lien avec les gestionnaires et les services RH de l’UFR (constitution dossiers, suivi contrats, demande mise en paiements).
* Suivre et mettre à jour le prévisionnel et le réalisé des heures d’enseignement dans l’outil ARES.

Missions transversales

* Contribuer à l’accompagnement des étudiants et à la valorisation des formations.
* Participer aux actions de communication internes et externes.
* Réalisations des enquêtes demandées par l’UFR, conception et mise à jour des tableaux de bord, suivi des indicateurs.
* Participer aux groupes de travail transversaux et aux projets de modernisation des processus.


Conditions particulières d’exercice

* Déplacements réguliers entre les sites d’Aix‑en‑Provence et Marseille.
* Pics d’activité liés aux périodes d’inscription, d’examens et de jurys.
* Assurer l’intérim en cas d’absence du responsable de Master de l’autre pôle.


Positionnement hiérarchique

Sous la responsabilité de la directrice administrative de l’UFR et en lien fonctionnel avec le responsable de département de Master.


Profil

Vous disposez d’une bonne connaissance de l’enseignement supérieur, de la réglementation de la scolarité et des examens, ainsi que des techniques de management. La connaissance de l’alternance et des vacataires constitue un atout.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et les logiciels de gestion de scolarité, savez produire et analyser des tableaux de bord et rédiger des synthèses claires, y compris en anglais.

Organisé‑e, vous priorisez et pilotez plusieurs dossiers dans un environnement multi‑sites, tout en fédérant les équipes et en accompagnant le changement. Doté‑e d’un excellent sens relationnel, vous faites preuve de rigueur, de fiabilité, de diplomatie et de pédagogie et appréciez le travail collaboratif.


Processus de recrutement

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (géré par un humain, pas d’IA), puis un entretien avec les responsables de la structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement.


Bienfaits et conditions de travail

* Flexibilité d’organisation de la semaine de travail (télétravail et semaine de 4 jours ou 4,5 jours après 2 mois d’ancienneté).
* Équilibre des temps de vie : 50 jours de congés dès la première année, 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail).
* Prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires; application du RIFSEEP pour les titulaires.
* Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap.
* Prise en charge des transports en commun à hauteur de 75 %; forfait mobilité durable compatible.
* Possibilité d’une place de parking ou forfait mobilité durable pour l’utilisation de cycles sur les trajets domicile‑travail.
* Accès à des prestations dans les domaines : loisir, sport, culture et social.


J-18808-Ljbffr