Assistant administratif h/f

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines engage une refonte de son action sociale visant à repenser l’accompagnement des personnes, d’une part en renforçant la fonction d’accueil, en réalisant une évaluation de la demande pouvant permettre un traitement immédiat des situations qualifiées de simples, d’autre part en définissant une référence de parcours et en formalisant l’accompagnement mis en œuvre à l’appui d’un projet d’accompagnement social élaboré avec la personne précisant les objectifs visés, les démarches à entreprendre et leurs échéances, les engagements de chacun et les partenaires à mobiliser.

L’assistant administratif du PAIS exerce sa mission, sous l’autorité du chef de service au sein d’une équipe de travailleurs sociaux. Il participe au suivi et à la gestion des dossiers des personnes et des familles.

Il possède des compétences confirmées en bureautique et outils de communication, notamment la maîtrise des outils métier qui tracent l’ensemble des actes posés par les professionnels et les usagers.
L’assistant administratif du PAIS est en charge notamment des missions suivantes :

Gestion des demandes transférées par l’accueil au titre du niveau 2:

1. Réception et traitement de l’information.
2. Appui si nécessaire sur la gestion des prises de rendez-vous des professionnels.
3. Faire le lien avec le TS, chef de service et chargé administratif sur les informations traitées.

Suivi et gestion des dossiers liés à l’accompagnement des personnes en étroite collaboration avec le TS

4. Saisir les données sur Solis (changement d’adresse des usagers, changement de situation familiale)
5. Assurer le suivi administratif des dossiers.
6. Saisir les nouveaux usagers et les rendez-vous des usagers sur la GRC.
7. Consulter les files actives sur le nouveau logiciel pour l’accompagnement.
8. Faire le lien avec les partenaires si nécessaire dans le cadre de l’accompagnement (information sur les situations).
9. Classer les courriers, dossiers et activités liées à la gestion de l’accompagnement.
10. Classer et archiver des documents selon la règlementation en vigueur.

Participer aux projets territoriaux

11. Actualiser la base de données des partenaires contenus dans la GRC.
12. Relayer l’information en interne : informer les travailleurs sociaux de nouvelles informations provenant des partenaires (coordonnées, horaires de fonctionnement ou information concernant un usager.
13. Participer à l’organisation des actions collectives : préparation des invitations, envoi, remplissage de la feuille de présence et préparation des supports d’information.

Participer au fonctionnement de l’organisation du service :

14. Réunion d’équipes etc.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

15. DIPLOMES : Diplôme de gestion administrative, Bac ou Bac souhaité.

Savoir-faire

16. Modalités d’intervention et outils départementaux (projet d’accompagnement social, conventions de partenariat, RDAS, FSL).
17. Dispositifs et acteurs de l’Action Sociale.
18. Logiciels : Solis, CDAP.
19. Informatique : Word, Excel, SharePoint.
20. Intranet, Outlook.
21. Expérience dans le domaine souhaitée.

Savoir-être

22. Capacités d’écoute et d’adaptation.
23. Savoir prendre des initiatives, rechercher et relayer l’information.
24. Aptitude à travailler en équipe.
25. Disposer de capacités rédactionnelles.
26. Savoir respecter les obligations de confidentialité et de discrétion.
27. Sens du service public.

Nos atouts

Notre ambition

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !

La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

28. Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
29. Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
30. Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.