À propos du poste Le PHGNS est une structure hospitalière publique de 500 lits et places et 450 salariés. Elle se situe au Nord du département de la Sarthe et est composée de 3 sites : Sillé-le-Guillaume, Beaumont-sur-Sarthe et Bonnétable. Son activité principale porte sur la prise en charge de la personne âgée. Elle intervient à la fois sur le secteur sanitaire (SMR, USLD et radiologie) et sur le secteur médico-social (EHPAD, UPAD, UPHV, pôle domicile). Nous recrutons un(e) secrétaire médico-social(e) pour notre pôle domicile. Vous serez affecté sur ce secteur composé de 4 unités : le SSIAD, l'ESA (spécialisé dans la prise en charge Alzheimer, l'E2AR (équipe d'appui en adaptation et réadaptation) et l'AJI (accueil de jour itinérant). Vous assurerez une fonction clé de gestion administrative, de sécurisation de l'information et de soutien organisationnel, contribuant à la continuité, à la qualité et à la sécurité des prises en charge à domicile. Vous interviendrez sur 2 sites : Bonnétable et Sillé-le-Guillaume. Responsabilités Missions principales et secondaires : A. Gestion de l'accueil et des flux d'information Assurer l'accueil physique et téléphonique des bénéficiaires, familles, partenaires et professionnels de santé libéraux Filtrer, prioriser et orienter les demandes Tracer les échanges (appels, mails, informations sensibles) Assurer un retour d'information systématique Garantir la liaison informationnelle entre les différents services du Pôle Domicile (SSIAD, ESA, E2AR, AJI) et les équipes de terrain B. Gestion administrative des usagers Constituer et ouvrir les dossiers d'admission des bénéficiaires dans les délais requis Vérifier la conformité (identitovigilance, droits, prescriptions) Assurer la mise à jour continue des dossiers (prescriptions médicales, renouvellements) Gérer les mouvements (admissions, suspensions, sorties) Informer les partenaires (médecins, IDEL) Assurer l'archivage et la numérisation des dossiers selon les procédures institutionnelles C. Planification Service SSIAD : Saisir et mettre à jour les plannings dans les logiciels métiers Mettre en forme et éditer les tournées après validation de l'IDEC Saisir les actes et préparer les éléments de facturation après validation des soins Mettre à jour les outils de suivi (SIDOBA, RESIDESMS) Services ESA, E2AR, AJI : Gestion des demandes et dossiers spécifiques (dossiers E2AR) Préparation des bilans et synthèses pluridisciplinaires Gérer les présences et absences à l'Accueil de Jour Itinérant (AJI) et actualiser le tableau d'activité Assurer le suivi administratif des situations complexes en lien avec les IDEC D. Facturation et suivi d'activité Réaliser la facturation SSIAD sur la base des données validées par l'IDEC Produire les tableaux de bord pour les rapports d'activité Produire les états d'activité à destination des organismes de tutelle (CPAM, ARS, Conseil Départemental) Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction Suivre les indicateurs d'activité et de satisfaction Gérer les stocks de fournitures de bureau et assurer le réapprovisionnement E. Qualité et gestion documentaire Appliquer les règles de confidentialité et d'identitovigilance Appliquer les procédures et contribuer à leur mise à jour en signalant les besoins d'évolution Signaler tout dysfonctionnement ou anomalie à l'IDEC Participer aux démarches d'évaluation Assurer une veille documentaire sur les évolutions réglementaires et procédurales relatives aux services à domicile Activités régulières et ponctuelles : Quotidien : accueil téléphonique et physique, mise à jour dossiers usagers, saisie plannings, traçabilité des échanges Hebdomadaire : édition des tournées, mise à jour SIDOBA/RESIDESMS, suivi des prescriptions Mensuel : facturation SSIAD, production tableaux de bord, états d'activité tutelles Ponctuel : préparation bilans ESA/AJI, organisation réunions, contribution aux projets transversaux Missions spécifiques : Contribution au projet SAD mixte Nord-Sarthe : appui administratif et soutien organisationnel Participation aux réunions de service et aux instances institutionnelles Organisation logistique des réunions et rédaction des comptes rendus Profil recherché Diplômes exigés ou souhaités : Diplôme de Secrétaire Médicale ou Médico-Sociale (niveau 4 ou 5) exigé Titre professionnel de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social(e) (SAMS) accepté À défaut, formation supérieure dans le domaine administratif avec expérience significative en milieu médico-social Formations exigées ou souhaitées : Formation aux logiciels métiers du Pôle Domicile (Apozème, Domilink, SIDOBA, RESIDESMS) souhaitée à la prise de poste Expériences exigées ou souhaitées : Expérience en secrétariat médical ou médico-social exigée Expérience en milieu SSIAD ou service à domicile souhaitée Recrutement par voie de mutation, détachement ou voie contractuelle. Les candidat(e)s sélectionné(e)s auront l'opportunité d'intégrer une structure dynamique où leur expertise sera valorisée, dans un environnement professionnel stimulant. Merci d'adresser CV et lettre de motivation directement sur indeed ou à l'adresse : recrutement@phgns.fr Fiche de poste détaillée sur demande Un mise en situation professionnelle pourra vous être proposée lors de l'entretien (saisie de courrier ou compte-rendu, tableur excel). Avantages : Restaurant d'entreprise RTT Lieu du poste : En présentiel PHGNS recrutement@phgns.fr
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