L'HÔPITAL FOCH, situé à Suresnes (Hauts de seine), est l'un des plus importants établissements de santé privé d'intérêt collectif d'Ile de France. Avec un effectif de 2 300 collaborateurs dont plus de 300 médecins, 611 lits installés, 260 000 consultations hors maternité et urgences, et plus de 60 000 hospitalisations par an, l'Hôpital Foch fait partie des plus importants établissements hospitaliers d'Ile-de-France.Ses prises en charge pluridisciplinaires de haut niveau dans la quasi-totalité du champ médical et chirurgical de l'adulte, sa forte implication dans l'enseignement, la formation et la recherche, son plateau médicotechnique de pointe, sa tradition d'accueil en font l'un des hôpitaux privés à but non lucratif les plus performants de France.L'établissement est adhérant à la FEHAP, régie par le convention CCN 51.L'Hôpital Foch recrute un assistant (H/F) rattaché à la direction des soins, en CDI à temps plein.
Description du poste et Missions
Assister le directeur des Soins et les cadres supérieurs de santé à la coordination des activités qui leur sont rattachéesSecrétariatRédiger et frapper l'ensemble des documents nécessaires à la demande du directeur des SoinsRéceptionner le courrier et les appels téléphoniques en assurant le filtrage et la transmission et gérer la boîte mail générique de la direction des SoinsGérer les agendas (prise de rendez-vous, déplacements, réunions...) du directeur des Soins et des cadres supérieurs de santé des secteurs cliniquesPlanifier et coordonner l'organisation des réunions Cadres de santé et de la Commission des soins, en assurant le suivi des présences et des mandatsAssurer la communication interne avec les cadres de santé (et le corps médical si nécessaire)Commander les fournitures bureautiques et envoyer les demandes d'interventionsTraiter les factures et les transmettre au service Comptabilité pour règlementPlanifier, préparer et saisir les entretiens annuels des membres de la direction des Soins dans le logiciel dédié et les soumettre à signaturesFormationOrganiser et coordonner la réunion annuelle du comité du pilotage « THE ROOM », en collaboration avec le cadre supérieur de santé référent QualitéEtablir les outils de planification des sessions et participer à la préparation des supports de formationÊtre en appui des formateurs lors des sessions de formation en coursGestion de projets : Assister le directeur des Soins et les cadres supérieurs de santé sur la gestion de projets (« Challenge Médicament », audits...)Hébergement Temporaire Non-Médicalisé (H.T.N.M.) / Hôtel hospitalierReprésenter le directeur des Soins lors des réunions du comité de pilotage sur l'hôtel hospitalierRéceptionner, traiter et assurer le suivi des factures, transmises par les hôtels, relatives aux séjours de patients ayant bénéficié du dispositifAssister la direction quant au choix de nouveaux prestataires (visites d'hôtels, entretiens téléphoniques...) et être leur interlocuteur principalGestion du temps de travailConstruire et mettre à disposition les plannings des cadres de santé et des membres de la direction des SoinsSaisir dans le logiciel de gestion des temps de travail les absences (congés, RTT, formations...) et gardes des membres de la direction des SoinsActivités transversesAssurer la permanence téléphonique de la ligne de gardeRéaliser et diffuser chaque semaine sur l'intranet le tableau de gardes des personnels médicaux, soignants, administratifs et techniques, en collaboration avec les cadres de nuitMettre à jour chaque mois le classeur de gardes et astreintesEtablir et diffuser la liste de gardes trimestrielle des cadres de santé (17-20h)Mettre en ligne les rapports de garde quotidiennement sur TEAMSConditions d'exerciceCDI, temps plein (du lundi au vendredi)
Département du lieu de travail : 92
Ville : Suresnes
Expérience : Tous niveaux d'expérience
Profil recherché
Diplôme de niveau Bac +2 de type assistant de direction requisExpérience professionnelle de 2 ans minimumCapacités aptitudesAutonomie, rigueur, adaptabilité et organisationForte capacité à travailler en équipe et sens relationnelEsprit d'initiative, dynamismeDiscrétion et confidentialitéConnaissances techniquesMaîtrise des outils bureautique : Word, Excel et PowerPointPourquoi nous rejoindre ?Une structure moderne, en constante évolution, dédiée à l'amélioration de la qualité des soins.Un environnement de travail stimulant avec de nombreuses opportunités de développement professionnel.Des équipes engagées et solidaires, dans un cadre bienveillant et respectueux.Des avantages attractifs : parking et gare à proximité, restaurant d'entreprise, CSE attractif, Centre de Prévention & Travail réservé aux salariés, accès privilégié pour des places en crèche
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