Descriptif du poste
La Direction des affaires médicales est une direction commune du CHU de Brest-Carhaix, du CH de Landerneau et du CH de Lesneven. L’assistante sera l’interlocutrice des praticiens de ces 3 établissements.
- Assistant(e) de direction du directeur des affaires médicales
- Recevoir, renseigner et orienter les praticiens vers l'interlocuteur ou le service recherchés dans le respect des règles de discrétion et de confidentialité et conformément à la démarche qualité en matière d’accueil
- Secrétariat des affaires médicales.
Activités
- Accueil physique et téléphonique des professionnels de santé (praticiens, internes et étudiants en médecine),
- Réception et traitement des appels téléphoniques des différents usagers et partenaires internes et externes à l’établissement,
- Gestion et traitement des demandes relatives à son secteur d’activité,
- Traitement des courriers, des dossiers, des documents dans son domaine (réception, enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Diffusion par mail/courriers – notes – convocations - ordres du jour – comptes rendus – attestations
- Gestion documentaire sur l’intranet / internet
- Classement et archivage à partir d’un plan de classement dans le cadre de consignes pré-définies
- Planification et organisation de réunions
- Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données constitutives du dossier administratif AGIRH du personnel médical
- Contrôle de la conformité et / ou de validité des documents nécessaires à la constitution ou à la mise à jour des dossiers, réclamation des pièces manquantes, consultation des informations du dossier du professionnel dans le logiciel métier AGIRH
- Organisation et rédaction des procès-verbaux de la CME de Landerneau, secrétariat.
- Gestion du matériel bureautique
Horaire du poste : 8h30-16h30 ou possibilité 9h-17h.
Profil recherché
Savoir-faire
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur en études de faisabilité, en solutions, en programmes
- Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Évaluer la pertinence / la véracité des données, et / ou informations
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques (logiciel AGIRH, Word, Excel, Power Point,
Exigences du poste :
- Respect du secret professionnel
- Autonomie et reporting régulier de qualité
Qualités requises :
- Capacité de compréhension, d’analyse et d’adaptation
- Qualités relationnelles et d’écoute
- Organisation et méthode
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