Assurer la gestion administrative des documents relatifs au service d’Anatomie et Cytologie Pathologiques (ACP) en étant l’interlocuteur du personnel du service, de l’équipe médicale et paramédicale et des différents secteurs de l’hôpital.
CONNAISSANCES THEORIQUES ET PRATIQUES
* Saisir et gérer les comptes rendus des examens d’Anatomie et Cytologie Pathologiques (frappe, expédition, archivage),
* Gérer et prendre les appels téléphoniques : orientation des appels, fax, courriers, courriels, mémos, rapports et transmissions d’informations à l’ensemble de l’équipe du laboratoire,
* Gérer administrativement les envois extérieurs pour des laboratoires prestataires (lames et/ou blocs, copeaux, prélèvements fixés ou congelés) avec l’édition des bons de commandes, la saisie et l’archivage des retours des résultats dans le Système de Gestion de Laboratoire (SGL),
* Création des séjours et enregistrement des demandes d’examens d’anatomopathologie en provenance des établissements externes.
* Enregistrement des demandes de typage HPV et d’analyse cytopathologique des frottis cervico-utérins.
* Trier et diffuser le courrier reçu (SGL et par courrier interne),
* Préparer les dossiers, les lames pour les staffs médicaux,
* Gérer le matériel lames et blocs pour les demandes d’avis et les saisir dans le SGL,
* Communiquer et transmettre les informations au personnel médical et paramédical,
* Suivre les stocks et réaliser les commandes de produits pharmaceutiques et de bureautique,
* Gérer, suivre et éditer le planning des médecins (plannings prévisionnels et définitifs),
* Gérer et transmettre les courriels, les informations aux différents personnels du service,
* Assurer la transmission d’information avec les services supports (biomédical, informatique, technique),
* Assurer en collaboration avec la cadre de santé du service ACP, la vérification des factures des établissements extérieurs,
* Participer à la démarche qualité selon la norme COFRAC NF EN ISO 15189 : gestion documentaire post-analytique (procédures, modes opératoires, processus) et suivi des indicateurs qualités mis en place.
ACTIVITE ANNEXE
* Participer à la formation des stagiaires ou nouvelles arrivées dans son secteur d’activité
* Gérer le planning des réunions ainsi que les comptes rendus,
* Collaborer avec les services facturation et comptabilité pour les factures des actes d’ACP des établissements partenaires,
* Effectuer les fusions de patients sur le SGL, sortie d’activité ou de statistiques pour le service d’ACP
* Suivre le SGL (éditions, requêtes, mises à jour, paramétrage, formations)
* Mettre-à-jour les codes bibles pour les comptes rendus, les modèles de demandes, de paillasse, comptes rendus, correspondants / prescripteurs / demandeurs dans le SGL.
* Gérer l’agenda du chef de service.
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