Assistant de direction titre certifié bac+2 - ifag montpellier h/f

L'IFAG Ecole de Management Campus de Montpelier propose un poste en Alternance de l'un de ses partenaires :

1. Coordination de l'agenda et des déplacements

(Assistance - Facilitation)

Organiser et prioriser l'agenda du Manager en cohérence avec les enjeux stratégiques du service

Favoriser les rencontres nécessaires à l'atteinte des priorités

Garantir un rythme de réunions réunissant à l'efficacité collective

Organisateur des déplacements professionnels (voyages, visas, logistique associée)

2. Organisation d'événements, séminaires et team building

(Gestion de projets)

Proposer des scénarios d'organisation adaptés aux objectifs

Négocier les devis et piloter la mise en oeuvre des projets

Assurer la fluidité logistique et le confort des participants

Coordonner la consolidation des contenus et des interventions

3. Gestion administrative et suivi budgétaire

(Assistance et pilotage)

Coordonner les budgets de fonctionnement (consolidation, suivi et reporting)

Suivre les engagements de dépenses, la facturation et les notes de frais

Consolider les éléments de reporting nécessaires au pilotage du service

4. Accompagnement des nouveaux outils et modes de travail

(Numérique et Agilité)

Maîtriser les nouveaux outils et usages déployés dans l'organisation

Faciliter leur appropriation par les équipes via le partage de connaissances

Participer, le cas échéant, aux phases de tests de nouveaux logiciels

5. Cohésion d'équipe & Communication interne

(Facilitation - Communication)

S'assurer que les conditions sont réunies pour une intégration optimale des nouveaux collaborateurs (matériel, outils, planning d'accueil, etc.)

Favoriser les liens interpersonnels et interservices

Veiller au respect des modes de fonctionnement internes (procédures, chartes, normes)

Garantir une circulation fluide de l'information au service des missions

Identifier et remonter les « signaux faibles » au sein des équipes (charge, tensions, dysfonctionnements)

6. Contribution à la communauté des assistant(e)s

S'impliquer dans la communauté des assistant(e)s via le partage de bonnes pratiques

Participer à l'intégration des nouveaux(elles) assistant(e)s (outils, processus, fonctionnement interne)