Vous serez le relais du responsable de secteur. Garant(e) de la planification des interventions dans le respect des attentes et des contraintes posées par les bénéficiaires et le personnel de terrain.
APPUI AU RESPONSABLE DE SECTEUR :
- Faire les présentations
- Aider à la planification et l'animation des réunions d'équipes chaque trimestre
- Rédiger et faire valider le compte-rendu de réunions au responsable de secteur
- Alerter le responsable secteur en cas de comportement inapproprié
- Indiquer au responsable secteur les urgences à transmettre à la chargée qualité
- Effectuer un suivi pour les applications de pointages
PLANIFICATION :
Après validation du responsable de secteur :
- Optimiser les plannings d'un point de vue géographique et temporel
- Créer les interventions ponctuelles
- Ajuster les interventions selon les besoins réels
- Créer ou modifier les plans d'intervention
- Valider les interventions dans le plan pour les inscrire dans l'optique d'une planification automatique
- Envoyer quotidiennement les plannings des bénéficiaires et des salariés après accord du responsable de secteur
En autonomie :
- Planifier les interventions des bénéficiaires en cours
- Gérer les réintégrations, les absences, les remplacements, et les demandes ponctuelles des bénéficiaires et du personnel de terrain en informant le responsable de secteur
- Annuler les interventions et respecter la facturation selon les délais de préavis et la nature de la suppression
- Contrôler les interventions non planifiées
- Prévenir les modifications des bénéficiaires et des salariés
ADMINISTRATIF :
- Gérer les flux d'appels téléphoniques des bénéficiaires et du personnel de terrain
- Traiter les boites courriels (classer, répondre, transférer)
- Rédiger les notes d'information collectives à l'équipe après validation par le responsable de secteur
- Compléter ou modifier les fiches d'information bénéficiaires
- Planifier les rendez-vous nouveaux clients
TACHES OCCASIONNELLES OU PONCTUELLES :
- Gérer les clés en suivant la procédure définie
- Remplacer sur le terrain si besoin
- Transporter les salariés en cas de besoin
- Gérer l'astreinte lorsque c'est leur tour, pendant les heures de fermetures du bureau
ÊTRE CAPABLE DE :
- Gérer le stress
- S'adapter aux personnes et aux situations
- Organiser son travail et gérer son temps
- Organiser les plannings selon les contraintes et les ressources disponibles
- Réagir rapidement aux situations d'urgences
- Maitriser le logiciels bureautiques et informatiques propres à la structure
- Créer un lien de confiance avec ses équipes
- Faire preuve de discrétion
Savoirs spécifiques :
- Bonnes connaissances des bénéficiaires
- Bonne connaissance des compétences du personnels
- Bonne connaissance des aides sociales destinées à notre activité
- Bonne connaissance du réseau social
- Bonne connaissance géographique
- Connaissances médicales de base
- Bonne connaissance du cadre juridique
- Respecter les règles de déontologie
Savoir-être :
- Sens des responsabilités
- Esprit d'équipe
- Diplomate, adaptable et disponible durant ses heures de travail
- Sens du relationnel et maîtrise de soi
- Empathie
- Grandes capacités de concentration
Les spécificités et les contraintes du poste :
Ordinateur, téléphone fixe, logiciel métier.
Voiture et permis indispensable.
Disponible en dehors des heures de bureau suivant le planning d'astreinte.
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