Assistante administrative de secteur f/h

ETF recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) de Secteur pour son Agence Centre.

Rattaché(e) au Chef de Secteur, vous assurez un rôle clé dans la gestion administrative du personnel et le bon fonctionnement des activités du secteur.

Vos missions principales :

Gestion des temps et du personnel

1. Assurer l’intégration, le contrôle, la correction et la transmission des pointages du personnel
2. Collecter, suivre et transmettre les demandes d’absences au service RH
3. Gérer les plannings du personnel et suivre les affectations sur les chantiers
4. Être l’interface avec le service paie pour le suivi et la fiabilisation des données


Administration du secteur

5. Mettre à jour et gérer l’outil Visual Planning
6. Assurer le suivi administratif des chantiers en cours
7. Saisir et suivre les EIP du personnel travaux dans l’outil EHR
8. Gérer les demandes de matériel informatique et organiser leur remise aux nouveaux collaborateurs
9. Constituer les dossiers d’embauche et assurer leur transmission au service RH
10. Planifier et suivre les visites médicales


Accompagnement des collaborateurs

11. Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des collaborateurs du secteur pour leurs demandes administratives
12. Gérer les mutations internes
13. Recueillir et transmettre les demandes d’acomptes au service paie
14. Assurer le suivi des compteurs de congés
15. Participer à la gestion et à l’optimisation des plannings


Gestion des intérimaires

16. Piloter la relation avec les agences d’intérim en lien avec les Conducteurs de Travaux, selon les besoins de recrutement
17. Assurer le suivi des contrats (carence, renouvellement, prolongation, clôture)
18. Constituer et suivre les dossiers administratifs (documents, visites médicales, habilitations…)
19. Enregistrer les informations dans les outils internes (contrats, pièces administratives)
20. Suivre les pointages et relevés d’heures
21. Mettre à jour les tableaux de bord liés à l’activité intérimaire (contrats, absences, suivi des heures)

Cette liste de missions est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l’agence.


Vous êtes :

22. Issue d'une formation Bac à Bac+2.
23. Organisé.e, polyvalent.e,, ré et dynamique
24. Intéressé.e par l'univers du ferroviaire et/ou des travaux publics
25. A l'aise avec l'utilisation des outils IT (pack office, SAP)

Vous avez :

26. Une expérience de 3 à 5 ans sur des postes polyvalents (hors alternance)
27. Un bon relationnel et vous aimez être au contact des gens.
28. Une capacité à gérer les imprévus et à faire preuve d’agilité et de polyvalence dans la gestion de vos tâches au quotidien

Pourquoi nous rejoindre ?

ETF est une entreprise handi-accueillante, attachée à promouvoir l’inclusion et la diversité au sein de ses équipes.

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Entité

Au sein des métiers Réseaux France de VINCI Construction, ETF conçoit, construit et entretient chaque jour les infrastructures ferroviaires nationales, urbaines et privées en France et à travers le monde. Partenaire de vos transports, notre mission est de développer une mobilité ferroviaire sûre, rapide et durable au service des Hommes et des territoires. ETF, c'est 2 500 collaborateurs qui s'engagent à respecter nos valeurs : prévention, performance responsable, innovation, esprit d'entrepreneur, satisfaction client, esprit d'équipe et qui s'engagent à avancer ensemble.