Gestionnaire administratif(ve) et moyens généraux (h/f)

FINALITÉ DU POSTE :
La/le Gestionnaire administratif(ve) et des moyens généraux assure le bon fonctionnement des services supports de l'entreprise en garantissant une organisation efficace et structurée. Elle/il veille au traitement du courrier ainsi qu'à la relation avec les administrations pour le renouvellement des documents légaux. Elle/il est également responsable du classement et de l'archivage des documents, tout en garantissant l'approvisionnement en fournitures et consommables nécessaires à l'activité. En parallèle, elle/il supervise l'entretien et la sécurité des locaux, assure la gestion des contrats de maintenance et coordonne les interventions des prestataires. Sous la supervision de la directrice du pôle elle/il pilote la logistique interne, les baux et les aménagements des bureaux afin d'optimiser les conditions de travail. Elle/il entretient des liens avec les entreprises d'insertion et ESAT et veille au bon fonctionnement de l'infrastructure informatique, incluant le réseau et l'installation de nouveaux logiciels. Par son action, elle/il contribue à l'efficacité des opérations et au confort des collaborateurs(rices).
En parallèle elle/il participe à la gestion de la relation client et suit les dossiers clients en collaboration avec le pôle Commerce, l'exploitant, et la chargée de la relation client. Enfin elle/il pourra participer à des travaux collectifs à sa demande ou à la demande de la Direction.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES :
1. Gestion administrative et moyens généraux
- Gestion du courrier et des archives
- Réception, dispatch et traitement du courrier entrant et sortant
- Gestion du contrat de réexpédition des courriers si nécessaire
- Rédaction des courriers et correspondances administratives
- Classement et archivage

- Gestion des bureaux
- Gestion des baux et des aménagements des bureaux
- Assurer l'entretien des locaux en lien avec la société de propreté
- Gérer les contrats de maintenance des locaux et des équipements (électricité, clim/chauffage, photocopieurs) des sites d'Entzheim et de Lesmenils
- Coordonner les interventions techniques et assurer le suivi des prestataires externes
- Superviser la sécurité des locaux (extincteurs, BAES, alarme incendie) et des systèmes de surveillance
- Assurer la gestion des stocks, des consommables et des fournitures
- Gérer les contrats de maintenance périodique des installations électriques
- Organiser les formations et les exercices de sécurité incendie, SST, ainsi que la mise à jour de l'affichage obligatoire
- Gérer la relation avec les entreprises d'insertion et les ESAT

- Gestion du parc informatique
- Gestion des demandes d'installation et mise à jour de logiciels
- Veille au bon fonctionnement des équipements informatiques

2. Relation client et Vie du réseau
- Relation client
- Accueil physique des clients et visiteurs
- Orienter et guider les administrés vers les démarches en ligne appropriées, en les accompagnant si nécessaire
- Traitements des mails BAL contact Rosace/Losange
- Gérer les réclamations clients et rédiger les courriers de réponse appropriés
- Informer les clients de la clôture de leur dossier et de leur éligibilité
- Traitement des réclamations
- Gestion des appels sortants et prévenance clients

- Vie du réseau
- Traitement des dossiers SI
- Suivi des dossiers clients pour garantir leur traitement dans les délais annoncés
- Gestion des doublons des dossiers dans les SI
- Participation aux réunions bi-mensuelles avec l'exploitant