Agent d'accueil et de secrétaire de direction (h/f)

Missions principales

La Ville du Havre recherche:

Un agent d'accueil et secrétaire de direction (h/f)

pour la direction des Bâtiments

Poste Catégorie C, Adjoint Administratif

Placé sous la responsabilité du Chef du secteur Gestion RH – Secrétariat, vous assistez la Directrice et votre responsable de secteur dans l’organisation de leurs activités.

ACTIVITES PRINCIPALES

Vous assistez la Directrice dans l’organisation quotidienne de son travail :

1. Vous assurez la préparation, l’organisation et le suivi de ses réunions : réservations de salles et préparation logistique, convocations des participants, préparation des fonds de dossiers ;
2. Vous préparez ses déplacements (ordre de mission, remboursements de frais etc …) ;
3. Vous organisez et suivez son agenda ;
4. Vous assurez les contacts téléphoniques de la Directrice : filtrage des appels, prise de messages et transmission en fonction de l’urgence des demandes ;

Vous assurez des missions en binôme avec l’agent chargé de l’accueil et du secrétariat :

5. Vous effectuez l’accueil physique et téléphonique de la direction (permanences et interphone) ;
6. Vous suivez quotidiennement le courrier (circuit des parapheurs et enregistrement trafic) ;
7. Vous gérez les commandes relevant de votre secteur et traitez les factures (fournitures administratives, EPI, abonnements, etc …) ;
8. Vous assistez et suppléez votre binôme dans la saisie et le contrôle des éléments variables de paie et la gestion administrative du personnel (suivi des absences sur justificatif, absences maladies, grèves, etc …)
9. Vous assurez le classement et l’archivage de dossiers ;

ACTIVITES ACCESSOIRES

10. Vous préparez des documents de présentation (Power point) ;
11. Vous participez à la préparation d’événements de la direction ;
12. Vous déposez des parapheurs urgents en Mairie.

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES

Compétences techniques

13. Techniques de secrétariat
14. Techniques d’organisation
15. Procédures administratives internes
16. Procédure comptable
17. Procédures RH
18. Techniques d’accueil physique et téléphonique
19. Maîtrise de word, excel, Power point, trafic, e.temptation, grand angle, HR, outlook
20. Techniques de classement et d’archivage
21. Bon niveau rédactionnel

Compétences comportementales

22. Réactivité et dynamisme
23. Esprit d’initiative
24. Capacité d’adaptation
25. Discrétion
26. Disponibilité
27. Autonomie
28. Qualités relationnelles

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL

68, rue Gustave Flaubert

36 h 05 hebdomadaires + 6 RTT – OAGT + horaires de permanence 8H30-12H15 / 13H15-16H30