En tant qu'adjoint / adjointe, vous serez amené / amenée à réaliser des missions de secrétariat comme l'accueil, la rédaction de comptes-rendus et de la gestion administrative. Des activités dans le domaine financier et comptable vous seront également confiées. Certaines activités de secrétariat seront également destinées à soutenir la Direction des Affaires Financières.
Activités principales :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
* Accueillir et faciliter l’installation des nouveaux employés à leurs postes de travail.
* Réceptionner et diffuser le courrier.
* Effectuer divers travaux de secrétariat : organiser des réunions dans les agendas sur demande des cadres, rédiger ou mettre en forme divers documents tels que comptes-rendus de réunion, présentations PowerPoint, organigrammes, et procédures.
* Gestion électronique des documents (GARGANTUA)
* Gérer l'archivage par l'organisation du tri, du classement et du rangement.
* Organiser, ajouter et mettre à jour le contenu de l'intranet.
* Recenser les besoins financiers au sein de la DAF et de l’AC, y compris les fournitures de bureau : demander des devis aux fournisseurs, émettre des demandes de bons de commande et en assurer le suivi.
* Soutenir les services de l’agence comptable :
* Vérifier et valider les RIB des agents, fournisseurs, et clients.
* Contrôler et viser les états liquidatifs (missions).
* Contrôler et enregistrer les demandes de remboursement à l’agent.
* Contrôler et enregistrer les demandes de remboursement des inscriptions étudiantes.
* Surveiller la santé financière des clients via le BODACC et fournir une aide administrative au recouvrement contentieux (mise sous pli, formulaire FICOBA à compléter, etc.).
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