À propos de nous
Le CHU de Limoges a été créé en 1974 et a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.
Le CHU de Limoges recrute un.e Secrétaire assistante à la Coordination Générale des Soins H/F.
Mission
* Collaboration avec la Coordinatrice générale des Soins, le Directeur des soins et les Cadres en mission transversales de la CGS
Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
Entretien des relations avec les assistantes des autres directions, des secrétariats
Organiser le traitement et la diffusion des informations
Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
Assurer les tâches de secrétariat, de gestion des mails relevant du secrétariat et des directeurs des soins
Gestion de l’agenda et des priorités
Gestion des flux de documents entrant et sortant
Organisation et préparation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
Préparation et suivi :
· de dossiers d’agents (demandes d’entretiens divers : rendez-vous d’affectations, changements d’affectation, projets professionnels…)
· de dossiers de candidatures (IDE et spécialisées, AS, ASH, ….)
Scannage des dossiers des agents
Classement et archivage des documents
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
Réservation de salles
* Collaboration avec les Cadres Supérieurs de Santé en Mission Transversale
Préparation des rendez-vous
* Collaboration avec les autres acteurs de la Coordination Générale des Soins
Soutien logistique
Aide à la mise en format de documents
* Organisation de la commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques
Réservation des salles
Convocation des membres
Contact avec les intervenants internes et externes
Prise de notes et rédaction des procès-verbaux
Réalisation des travaux de présentation sur PowerPoint
Suivi des travaux des sous-commissions de la C.S.I.RM.T.
* Organisation de la commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques du GHT
Réservation des salles
Convocation des membres
Contact avec les intervenants internes et externes
Prise de notes et rédaction des procès-verbaux
Réalisation des travaux de présentation sur PowerPoint
Profil
Formations – Qualifications (Savoir) :
o Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Sphinx
o Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
o Connaissance des métiers de l’hôpital dont les professionnels paramédicaux
o Maitrise orale et écrite de la langue française
o Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
o Gestion des situations sensibles
o Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente
o Travailler en équipe
o S’exprimer aisément
o Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations
Connaissances particulières (Savoir-faire) :
o Assurer un accueil de qualité
o Effectuer des transmissions efficaces
o Identifier un problème et savoir en rendre compte
o Prendre des initiatives adaptées
Expériences professionnelles (Savoir-faire) :
Expériences en tant que secrétaire administrative ou de direction
Qualités professionnelles (Savoir-être) :
o Aptitudes relationnelles
o Curiosité intellectuelle
o Disponibilité
o Adaptabilité
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