Assistant de la direction des soins h/f

RESPONSABILITÉS :

Votre mission est d'assister le Directeur des Soins et les Cadres supérieurs de santé à coordonner les activités.
Secrétariat · Rédiger l'ensemble des documents nécessaires à la demande du directeur des Soins
· Réceptionner le courrier et les appels en assurant le filtrage et la transmission et gérer la boîte mail générique de la direction des Soins
· Gérer les agendas du directeur des Soins et des cadres supérieurs de santé des secteurs cliniques
· Planifier et coordonner l'organisation des réunions Cadres de santé et de la Commission des soins,
· Assurer la communication interne avec les cadres de santé
· Commander les fournitures bureautiques et envoyer les demandes d'interventions
· Traiter les factures et les transmettre au service Comptabilité pour règlement
· Planifier, préparer et saisir les entretiens annuels des membres de la direction des Soins dans le logiciel
Formation · Organiser et coordonner la réunion annuelle du comité du pilotage en collaboration avec le référent Qualité
· Etablir les outils de planification des sessions et participer à la préparation des supports de formation
· Être en appui des formateurs lors des sessions de formation en cours
Gestion de projets Assister le directeur des Soins et les cadres supérieurs de santé sur la gestion de projets
Hôtel hospitalier · Représenter le directeur des Soins lors des réunions du comité de pilotage
· Réceptionner, traiter et assurer le suivi des factures, transmises par les hôtels, relatives aux séjours de patients
· Assister la direction quant au choix de nouveaux prestataires et être leur interlocuteur principal
Gestion du temps de travail • Construire et mettre à disposition les plannings des cadres de santé et des membres de la direction des Soins
· Saisir dans le logiciel de gestion des temps de travail les absences (congés, RTT, formations...) et gardes des membres de la direction des Soins
Activités transverses · Assurer la permanence téléphonique de la ligne de garde
· Réaliser et diffuser chaque semaine sur l'intranet le tableau de gardes des personnels médicaux, soignants, administratifs et techniques, en collaboration avec les cadres de nuit
· Mettre à jour chaque mois le classeur de gardes et astreintes
· Etablir et diffuser la liste de gardes trimestrielle des cadres de santé (17-20h)
· Mettre en ligne les rapports de garde quotidiennement sur TEAMS

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplômes/Niveau requis

· B.T.S. Assistante de Direction / Assistant de Manager / Assistante de Gestion
· Expérience professionnelle de 2 ans minimum
Capacités/aptitudes

· Discrétion et confidentialité
· Autonomie, rigueur, adaptabilité et organisation
· Forte capacité à travailler en équipe et sens relationnel
· Esprit d'initiative, dynamisme
Connaissances techniques

· Maîtrise des outils bureautique : Word, Excel, PowerPoint et logiciels internes
· Connaissance de la CCN51 (FEHAP)
· Fonctionnement et organisation interne de l'établissement
Rattachement hiérarchique Directeur des Soins
Liens fonctionnels Tous les services métiers ou support de l'hôpital
Horaires et rythme de travail • 35 heures / semaine
• Lundi au vendredi, de 9h à 17h (avec 1h de coupure)