Assistant(e) affaires générales

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction Générale, le Secrétariat composé de 4 agents (1 responsable, 2 assistantes administratives, un chargé d’accueil) assure la gestion administrative de la Direction et l’accueil de l’EID.
Sous la responsabilité directe de la Secrétaire de Direction, vous participez, contribuez et êtes force de proposition en matière d'organisation et de gestion des affaires générales de l’EID.
En tant qu’Assistant(e) affaires générales, vous participerez activement à la gestion quotidienne des dossiers administratifs et à l’organisation des activités de la Direction Générale. Vous interviendrez également en appui de la Direction administrative, notamment pour l’organisation des déplacements du personnel. Missions / conditions d'exercice 1. Assistance administrative pour la Direction Générale (50%)
Traitement et diffusion des courriers et courriels internes et externes
Organisation logistique des réunions et du Conseil d’administration
Réservations et préparation de salles, préparation des documents
Gestion des commandes (fournitures, documentation, achats)
Participation à la gestion comptable (bons de commande, liquidation, recettes)
Suivi de la documentation
Archivage numérique

2. Accueil physique et téléphonique de l’EID (20 % – 1 fois par semaine le mercredi et lorsque l’agent d’accueil est absent)
Accueil physique et téléphonique du public
Traitement du courrier entrant et sortant
Suivi et réception des livraisons

3. Assistance administrative à la Direction Administrative (30 %)
Gestion du secrétariat de la Directrice administrative : courriers, réunions
Gestion des déplacements du personnel : suivi du budget alloué, gestion des demandes de missions, organisation des déplacements, gestion comptable
Gestion des demandes d’inscriptions aux colloques, séminaires

Relations fonctionnelles :
-En interne : Pôle Communication, Direction administrative, Direction technique
-En externe : Prestataires & fournisseurs, Particuliers, Collectivités

Conditions d’exercice:
Poste permanent à temps complet. 7h12/jour (horaires variables avec plages fixes, à l’exception du mercredi en horaires fixes)
25 congés annuels + jusqu’à 20 jours de RTT possibles (si acquises).

Vos avantages :
Rémunération statutaire
Régime indemnitaire
Titres restaurant
Participation complémentaire santé et prévoyance
Compte Epargne Temps (monétisable)
Possibilité de télétravail
Amicale du personnel
Forfait mobilité durable Profils recherchés Savoir-faire :
-Maitrise des outils de bureautique
-Bonne connaissance des procédures administratives et budgétaires
Savoir-être :
-Sens de l’organisation, esprit d’équipe
-Adaptabilité, discrétion, réactivité, disponibilité

Diplômes et habilitations : Diplômes de niveau 4 (BAC, BP)