Dans le cadre de vos fonctions :
Vous assurez le bon fonctionnement administratif de la Direction :
- notamment la gestion des dossiers stratégiques de la DG, de leur préparation à leur suivi. Vous rédigez les courriers, synthèses et comptes rendus, et supervisez l'ensemble de la documentation.
- l'organisation des instances de gouvernance (Conseil d'Administration, Conseil Général), de la convocation à la rédaction des procès-verbaux et au suivi des décisions prises.
Vous orchestrez les priorités et l'agenda de la Direction :
- en planifiant les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels du dirigeant, en optimisant son agenda.
- vous êtes le point de contact entre la DG, les équipes internes et les partenaires extérieurs, garantissant une circulation fluide et structurée de l'information.
Vous contribuez à la prise de décision stratégique :
- en préparant les présentations, rapports et supports d'aide à la décision à destination de la Direction.
- en intervenant ponctuellement sur des projets transverses, en assurant leur suivi et leur coordination à la demande de la Direction.
Vous facilitez les échanges internes et les relations extérieures :
- Interlocuteur(rice) privilégié(e), vous veillez à maintenir un lien efficace entre la Direction et ses différents contacts internes (services support, opérationnels) comme externes (collectivités, prestataires, partenaires institutionnels).
- vous pouvez également participer à la mise en œuvre d'actions de communication interne.
- vous pouvez être renfort de l'agent(e) d'accueil en cas d'absence, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier, et la remise de documents aux partenaires ou prestataires externes.
Poste sur Marseille centre.
Salaire selon expérience entre 35K et 40K brut annuel.
Issu(e) d'une formation Bac +3 à 5 en gestion, administration ou affaires publiques.
Expérience confirmée (minimum 5 ans) sur un poste d'assistanat de direction ou de coordination auprès d'un comité de direction, d'une instance dirigeante ou dans un environnement institutionnel.
Maîtrise des outils bureautiques (notamment Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (messagerie, agendas partagés, plateformes documentaires).
Vous disposez de réelles qualités rédactionnelles, avec un très bon niveau d'orthographe et de synthèse.
Vous êtes à l'aise dans la gestion de documents officiels, instances décisionnelles et savez respecter les exigences formelles et juridiques liées à ce type de documents.
Vous savez faire preuve de discrétion, de fiabilité et d'un grand professionnalisme.
Excellent relationnel.
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