Fiche de poste assistant(e) de direction

Qui sommes-nous ?
EnerVivo est un bureau d'études, développeur innovant spécialisé dans le développement de projets photovoltaïque et agrivoltaïques, avec un siège situé à Bordeaux, où se trouve l'essentiel de nos équipes. Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un Assistant(e) de direction pour rejoindre notre équipe à Montpellier, en collaboration directe avec le Directeur Administratif et Financier.

Votre rôle
Basé(e) à Montpellier, vous assurez le support administratif global du groupe pour garantir la fluidité opérationnelle : documents, factures, pièces bancaires, assurances, téléphonie, datarooms, factures, SPV, juridico-admin, support aux comités.
Votre mission est d'assister la direction et la direction administrative et financière en prenant en charge l'exécution administrative quotidienne.
Vous collaborerez étroitement avec les équipes basées à Bordeaux.

Vos principales missions
Soutien administratif & financier/comptable
Collecter, classer et transmettre les pièces comptables aux experts-comptables.
Préparer les relances, les paiements, les justificatifs.
Organiser les dossiers de recherche, banques, dettes SPV.
Vérifier la cohérence des imputations analytiques (corporate / projet / SPV) et alerter en cas d'anomalie ou de pièces manquantes.
Centraliser les justificatifs financiers (factures, conventions, contrats) nécessaires aux contrôles, audits et demandes de subventions.
Sage : saisie comptable et notes de frais.

Suivi des filiales & corporate
Création administrative de société (INPI), Kbis, formalités Infogreffe.
Organiser les dossiers juridiques (statuts, PV, AG, comités).
Centraliser les pièces financières et administratives requises par les banques et partenaires financiers.
Assurer le suivi documentaire des dettes SPV (contrats de financement, échéanciers, garanties, DSRF, covenants documentaires).
Préparer les éléments nécessaires aux reportings financiers périodiques exigés par les prêteurs.
Archiver de manière sécurisée l'ensemble des documents financiers et contractuels liés aux financements.
Planifier et suivre les calendriers juridiques (AG, CA, obligations annuelles).

Datarooms & documentation
Organisation et mise à jour des datarooms (banques, investisseurs, Vivépic).
Classement et préparation des pièces requises.

Assurances & flotte
Gérer la flotte automobile : suivi des contrats, déclarations de sinistres, gestion des amendes, renouvellement ou restitution des véhicules.
Centraliser et mettre à jour le tableau de suivi des assurances pour l'ensemble des entités :
o Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro)
o Responsabilité Civile des Mandataires Sociaux (RCMS)
o Décennale (AMO / BE)
o Tous Risques Chantier et Montage Essais (TRCME)
o Assurance Exploitation
o Assurance Homme Clé
Suivre les échéances, attestations et renouvellements, en lien avec les assureurs et courtiers.
Préparer les éléments nécessaires aux déclarations assurantielles demandées par les financeurs.

Téléphonie & IT
Assurer le suivi des lignes téléphoniques (Orange Business, Orange Pro) : abonnements, résiliations, contrôles des factures.
Gérer le parc informatique :
o PC, téléphones, périphériques
o Attribution du matériel aux collaborateurs
o Suivi des entrées/sorties
o Administrer les licences logicielles et accès aux outils (finance, juridique, data, collaboration).
o Garantir la cohérence des droits d'accès aux outils internes (création, modification, suppression).
Participer à la structuration progressive des process IT et cybersécurité de base.

Administration RH
Assurer la gestion administrative du personnel en lien direct avec le Directeur Général et le cabinet de paie.
S'assurer de la tenue à jour du SI RH (paie, congés, temps, entrée/sortie, évolutions contrats, documents).
Gérer administrativement les relations avec les organismes sociaux et la médecine du travail.

Appui équipes
Vérification des tableaux d'aide à la décisions, report de chiffres lors des moments clés.
Aide à la complétude des dossiers Enedis.
Maintien à jour des documents d'entreprises partagés aux tiers (kbis, RIB etc).
Pédagogie aux équipes sur les outils RH, ERP, CRM, PPM, finance.

Expériences attendues
2 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) DAF / office manager finance / administration financière.
ADV, avec un passif ou une expérience en comptabilité
Expérience dans un environnement multi-sociétés / holdings
Travail régulier avec experts-comptables, banques, BPI, avocats, assureurs.
Gestion administrative et juridique courante des sociétés (création, AG, PV).

Compétences techniques
Bases solides en comptabilité et gestion (factures, TVA, paiements, relances).
Suivi administratif des financements et dettes SPV.
Gestion des formalités juridiques et de la vie sociale des sociétés.
Suivi des assurances (RC Pro, RCMS, Décennale, TRC).
Organisation de datarooms et documentation finance/juridique.
Maîtrise d'Excel et des outils collaboratifs (Drive, SharePoint, Yousign).
Maîtrise d'ERP type SAGE (SAGE INTACCT) et de PPM type ZOHO.
Bonne compréhension des obligations sociales courantes.

Compétences comportementales
Rigueur, fiabilité et sens du détail.
Organisation et priorisation en environnement multi-projets.
Discrétion et confidentialité.
Autonomie et capacité à structurer des process.
Un goût pour l'automation et l'utilisation de nouveaux outils.