Vos missions
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE
L'assistant d'accueil des solidarités est le 1er interlocuteur des usagers au sein des Maisons du Département.
1. Accueil physique et téléphonique des usagers de la Maison du Département
2. Identification de la demande de l'usager, qualification du besoin et orientation vers le bon interlocuteur ou service (interne ou externe)
3. Information des usagers sur les dispositifs départementaux
4. Information des usagers de l'état d'avancement de leur demande
5. Accompagnement des usagers dans la compréhension et la complétude de documents dans un cadre strictement administratif
6. Remise de supports (flyers, dossiers…)
7. Réception de documents remis par les usagers
8. Orientation des usagers au sein de la Maison du Département
9. Accueil physique et téléphonique des partenaires locaux et des entreprises extérieures
10. Prise et transmission de messages
11. Prise de rendez-vous
LOGISTIQUE DE LA MAISON DU DEPARTEMENT
L'assistant d'accueil des solidarités est le 1er interlocuteur des agents au sein des Maisons du Département d'un point de vue logistique.
12. Gestion du courrier entrant et sortant / des navettes internes
13. Réception des livraisons
14. Participation à la gestion des ressources matérielles mises à disposition des agents (salles de réunion, espaces polyvalents, véhicules, fournitures de bureau, mobilier…)
15. Veille et participation à la bonne tenue et au bon fonctionnement des locaux
16. Facilitation et accompagnement des interventions techniques (internes ou externes)
17. Recensement des besoins des agents (travaux, interventions techniques…)
18. Gestion de l'affichage au sein du site
19. Gestion de stock (consommables, fournitures…)
GESTION ADMINISTRATIVE
20. Aide à la constitution et à la gestion du dossier usager (matériel et dématérialisé)
21. Participation au suivi et à la complétude du dossier usager (mise à jour)
22. Gestion de la boite mail générique de la Maison du Département
23. Formalisation, transmission et archivage de documents, courriers, notifications
24. Gestion de stock (documentation, flyers…)
25. Participation au suivi statistique du service
Vos compétences
Compétences techniques : connaissance des dispositifs départementaux, archivage, communication écrite, communication orale, gestion de stock.
Compétences organisationnelles : classement, identification des interlocuteurs adéquats, organisation, rigueur, respect des délais.
Compétences relationnelles : aisance relationnelle, diplomatie, écoute active, gestion du stress, respect de la confidentialité, travail en équipe.
Compétences d’adaptation : discrétion, identification d'une situation d'urgence, réactivité, gestion de procédures multiples.
Compétences numériques : alimentation d'une base de données, utilisation des logiciels bureautiques, utilisation des logiciels métiers, utilisation des outils de communication, utilisation d'une base de données.
Contraintes liées au poste
26. Plages horaires strictes (ouverture au public)
27. Peut faire face à des situations de tension avec les usagers
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