Cdd coordinateur / coordinatrice administratif et pédagogique du pôle masters

DESCRIPTIF DU POSTE L'École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international. Avec un effectif de 500 personnes, elle est principalement organisée autour d’un pôle Enseignement et Recherche (12 laboratoires, 2000 étudiants et 2000 intervenants) et d’un autre pôle regroupant les ressources et les services permettant de mener à bien sa mission première d’enseignement et de recherche. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation. Depuis 2023, l’école s’inscrit dans une démarche stratégique « Les Ponts Ambition 2030 » pour devenir un centre international de recherche et de formation sur la transition écologique. En juillet 2024, l’ENPC a rejoint l’Institut Polytechnique de Paris en tant qu’établissement composant. Présentation générale du service : La Direction de l'Enseignement (DE) est chargée de la conception et la mise en œuvre des programmes de formation initiale, hors formation doctorale, de l’École des Ponts ParisTech : formation d’ingénieur, les mastères spécialisés et les diplômes de masters. Le pôle Master centralise la gestion des 11 mentions de Masters pour laquelle l’École des Ponts ParisTech est co-accréditée, ce qui représente 2 parcours de M1 et 19 parcours de M2, dont 4 directement pilotés par l’École. Vos missions : Ce poste est sous la responsabilité fonctionnelle du responsable du pôle Master et sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Adjointe à l'Enseignement, en charge de la Scolarité et des Moyens. Ce poste est partagé en trois missions d’assistanat, constituant un plein temps : coordination administrative et pédagogique du Master Transport et développement durable coordination administrative et pédagogique directeur du Master Transition énergétique et territoire coordination administrative et pédagogique du pôle Masters Coordination administrative et pédagogique des Masters Transport et Développement Durable et Transition énergétique et territoires : Participation au processus de recrutement (mise en ligne, réception, impression et envoi aux partenaires des dossiers de candidature, vérification de l'authenticité des informations fournies, se renseigner sur la qualité des établissements dont ils sont issus, préparation et envoi des attestations d'admission) ; Établissement des contrats de professionnalisation ; En partenariat avec la Direction de Relations Internationales et Partenariats Enterprise (DRIPE) et avec le bureau de la vie étudiante (BVE), participation à l’accueil des étudiants et prise en charge de l'inscription administrative des élèves ; Assistance pour la planification et l'organisation des cours : validation avec les intervenants des dates de leurs interventions, gestion des réservations de salles et informations aux élèves et aux intervenants en cas de changement. ; Suivi de la scolarité des élèves et alimentation du système de gestion des élèves de l'École ; Participation à l’évaluation des modules (préparation et envoi des questionnaires, préparation des synthèses, participation à la rédaction de compte-rendu des réunions) ; Établissement des conventions de formation et de stage, en assurer le circuit de signature ; Participation à l’organisation des soutenances ; Édition et gestion des diplômes et suppléments afférents (mise en place du circuit de signature des diplômes, conservation jusqu'à leur remise, tenue du registre des diplômes remis) ; Suivi de la gestion des dépenses et du budget ; Suivi de l’édition des factures, des bons de commandes, et de l’organisation du paiement des factures en coordination avec le pôle administratif de la direction de l’enseignement ; Accueil et l’orientation des enseignants et des partenaires professionnels ; Organisation des éventuels voyages d’études, les visites et les déplacements ; Réalisation des formalités administratives en liaison avec les services administratifs de l’École ; Aider les étudiants dans leurs problèmes quotidiens en lien avec le BVE (logement, visas) ; Rédaction de compte-rendu de réunions (commission évaluation, comités de pilotages…) ; Mise à jour de l'ENT ; Mise en place et mise à jour de l’enquête d’insertion des diplômés ; Mise en place d’éléments de procédures facilitant l’organisation. Coordination administrative et pédagogique du Pôle Master : Gestion des candidatures, des admissions et des scolarités des élèves en M1 Suivi des conventions de co-acccréditation et de partenariat pour les Mentions TMR et Energie ; Mise en place et déploiement des évaluations de l’ensemble des modules de Master financés par l’École ; Mise en place des enquêtes insertion Master ; Suivi administratif de la procédure de certification RNCP auprès du prestataire mandaté ; Mise à jour des pages web relative au Master sur le site de l’École des Ponts ParisTech ; Préparation d’un Yearbook des Masters ; Mise en place d’éléments de procédures facilitant l’organisation. Assistant(e) du directeur du Master Transport et Développement Durable : Participation au processus de recrutement (mise en ligne, réception, impression et envoi aux partenaires des dossiers de candidature, vérification de l'authenticité des informations fournies, se renseigner sur la qualité des établissements dont ils sont issus, préparation et envoi des attestations d'admission) ; Participation à l’évaluation des modules (préparation et envoi des questionnaires, préparation des synthèses, participation à la rédaction de compte-rendu des réunions) ; Participation à l’organisation des soutenances ; Établir les conventions de formation et de stage, en assurer le circuit de signature ; Éditer et gérer les diplômes (mise en place du circuit de signature des diplômes, conservation jusqu'à leur remise, tenue du registre des diplômes remis) ; Éditer les factures, réaliser les bons de commandes, organiser le paiement des factures ; Établissement des contrats de professionnalisation ; Participation à l’accueil des étudiants et prendre en charge avec le bureau de la vie étudiante (BVE) l'inscription administrative des élèves ; Assurer l’accueil et l’orientation des enseignants et des partenaires professionnels ; Organiser les éventuels voyages d’études, les visites et les déplacements ; Assurer les formalités administratives en liaison avec les services administratifs de l’École ; Contribuer à la rentrée des notes dans le système de gestion des élèves de l'École ; Suivre la gestion des dépenses et du budget ; Aider les étudiants dans leurs problèmes quotidiens en lien avec le BVE (logement, visas) ; Organisation des réunions ; Rédaction de compte-rendu de réunions (commission évaluation, comités de pilotages…) ; Assistance pour la planification et l'organisation des cours : validation avec les intervenants des dates de leurs interventions, gestion des réservations de salles et informations aux élèves et aux intervenants en cas de changement. ; Mise à jour de l'ENT ; Mise en place et mise à jour de l’enquête d’insertion des diplômés ; Mise en place d’éléments de procédures facilitant l’organisation. Assistante du responsable du Pôle Master : Suivi des conventions de co-acccréditation et de partenariat ; Mise en place et déploiement des évaluations des modules de Master financés par l’École ; Mise en place des enquêtes insertion Master ; Suivi administratif de la procédure de certification RNCP auprès du prestataire mandaté ; Mise à jour des pages web relative au Master sur le site de l’École des Ponts ParisTech ; Préparation d’un Yearbook des Masters ; Mise en place d’éléments de procédures facilitant l’organisation. PROFIL RECHERCHÉ Poste de catégorie B. Fonctionnaire avec possibilité de détachement ou contractuel (CDD de 3 ans renouvelable). Poste à temps plein. Formation minimale Bac 2/3 en gestion administrative, assistanat de direction ou communication avec expérience professionnelle souhaitée. Compétences et qualités recherchées : Bonne maitrise des outils bureautiques. Connaissances en suivi budgétaire. Connaissance des outils de publications web. Capacité d’organisation. Autonomie. Rigueur. Qualités relationnelles. Qualités rédactionnelles. Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.